Factureren en het opstellen van een factuur

Als je voor iemand iets levert waarvoor je betaald krijgt, en je doet dat niet als vrijwilliger of in loondienst, dan zal je waarschijnlijk een factuur moeten sturen naar degene die jou betaalt. Hij of zij heeft deze factuur nodig voor in de administratie. Datzelfde geldt voor jezelf. Je neemt de factuur op in jouw eigen administratie. Via deze factuur zorg je ook dat je eventuele btw int voor de Belastingdienst.

Eisen aan de factuur

Je mag de factuur opmaken zoals je zelf wilt. Houd er rekening mee dat het wel duidelijk en overzichtelijk moet zijn. Daarnaast is er een aantal eisen waar de factuur aan dient te voldoen. Zo moeten de volgende gegevens er in ieder geval op vermeld staan:

Gegevens van degene aan wie je een factuur stuurt

• Bedrijfsnaam.
• Adres.

Gegevens van jezelf

• Naam van je bedrijf.
• Adres van je bedrijf.
• Omschrijving van wat er geleverd is en het bedrag wat daar tegenover staat.
• De datum waarop je de factuur verstuurt.
• Als je BTW plichtig bent: Je BTW-nummer en het BTW-bedrag.
• Je KVK nummer.
• De datum van levering van het product of dienst.
• Wat je precies geleverd hebt en de hoeveelheid.
• Het factuurnummer. Let wel; zowel in de administratie als op de factuur moeten de factuurnummers oplopend zijn. Dat houdt in dat als je eerst factuur 0001 stuurt, dat de volgende factuur nummer 0002 moet hebben.

De werkwijze bij facturatie

Meestal mag je zelf kiezen wanneer je de factuur verstuurd, al doe je dat in de regel wel zo snel mogelijk nadat de dienst of het product is geleverd. Ook kan je er voor kiezen om meerdere facturen te sturen voor dezelfde klus. Bijvoorbeeld de helft van het bedrag vooraf, en de andere helft achteraf. Bespreek dit altijd goed met je opdrachtgever. Het kan zijn dat sommige (grotere) opdrachtgever hier vaste voorwaarden voor hebben. Bij sommige opdrachten is het mogelijk om vooraf een bepaald bedrag vergoed te krijgen als een voorschot of voorfinanciering. Zo kan je bijvoorbeeld kosten die je zelf maakt (zoals de inkoop van materialen of het betalen van acteurs) in ieder geval betalen, ook wanneer een opdrachtgever toch besluit om te stoppen met een project.

De factuur en de administratie

Je facturen horen natuurlijk in jouw administratie thuis. Dit kan je doen door alle informatie die er op staat over te typen, maar er zijn ook veel administratiesysteem waarbij je de gegevens direct in het systeem invoert en deze daar dan vervolgens een factuur van maakt. Mocht je daar veel te weinig administratie voor hebben, dan heeft Word ook sjablonen waar je een factuur mee op kan maken. We hebben zelf ook een voorbeeld van een factuur voor je klaar staan op deze website.

Facturatiesystemen

Er is een groot aantal systemen waarmee je de administratie en jouw facturen gemakkelijk kunt verwerken en bijhouden. We hebben er een paar voor je op een rijtje gezet. Uiteindelijk gaat het erom dat je jezelf kan vinden in de manier waarop het systeem werkt.

Eenvoudige administratie

Ben je ZZP’er en heb je niet zoveel administratie? Koop je zelf weinig in en stuur je maar zo’n twee facturen per maand? Kies dan vooral een lekker simpel boekhoudpakket. Hier zijn er verschillende van op de markt die meestal met een abonnement werken. Je betaalt dan maandelijks circa € 10,- (of iets meer). Deze systemen kunnen facturen uitsturen per e-mail en zijn meestal gewoon te benaderen vanuit je browser. Enkele voorbeelden zijn:

• E-Boekhouden
• Moneybird

Middelgrote administratie

Wanneer je vaak andere mensen inhuurt, je veel bonnetjes hebt en je werkt aan verschillende projecten dan heb je al gauw een wat uitgebreidere administratie. Dan is het fijn om een pakket te nemen waar je kostenplaatsen en grootboeknummers in kwijt kan en wat goede rapportages uit kan draaien. Zo maak je onderscheid in je soorten kosten en hou je overzicht en inzicht. Deze systemen zijn meestal wel wat prijziger, want je gaat richting de € 40,- tot € 50,- per maand. Daarnaast kan het zijn dat je ook aanschafkosten betaalt. Voorbeelden van dit soort programma’s zijn:

• Snelstart
• Reeleezee

Zeer uitgebreide administratie

De echt uitgebreide systemen kom je eigenlijk vooral tegen bij grote organisaties. Vaak werkt men daar met Exact. Dat biedt namelijk uitgebreidere mogelijkheden en je kunt er ook met meerdere mensen tegelijkertijd in werken. Dit systeem is vooral bedoeld voor de echte liefhebbers want het kost al snel zo’n € 150,- per maand.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.