Boekhouden en btw voor culturele ondernemers

Als cultureel ondernemer is kennis over administratie en de belastingwet niet altijd vanzelfsprekend. Dat is ook niet gek! De meeste kunst- en cultuurmakers zijn bezig met de inhoud van hun vak en niet met de belastingplicht. Toch is het de moeite waard om je te verdiepen in de droge realiteit van ondernemen. Wees niet geïntimideerd, ook jij kunt hier grip op krijgen.

Dit artikel is geschreven door Zita Smit, spoken word performer, dichter, muzikant en beeldend kunstenaar.

Het begin

Je hebt een goed idee en een passie voor je vak. Je hebt de sprong in het diepe gewaagd en je bedrijf ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Met een KvK-nummer mag je aan de slag en tijdens het inschrijven krijg je meteen de vraag of je een btw-nummer wilt gaan gebruiken. In feite is elke ondernemer in Nederland btw-aangifteplichtig, al zijn hier (natuurlijk) ook weer uitzonderingen op.

Elke onderneming kent een eigen scenario. De onderstaande basisprincipes gelden voor iedereen, maar elke onderneming past diens eigen logica toe op de wet- en regelgeving. Jij als ondernemer bent verplicht op de hoogte te zijn van de geldende rechten en plichten. Verdiep je dus. Gebruik hiervoor de website van de Belastingdienst, de KvK en ga vooral in gesprek met gelijksoortige ondernemers.

KOR – Kleineondernemersregeling

De kleineondernemersregeling (KOR) is bedoeld voor ondernemers die op kleine schaal ondernemen en daardoor niet btw-plichtig zijn. Wanneer je je aanmeldt voor de KOR reken je geen btw over je omzet en mag je geen btw terugvragen over je kosten.

De KOR kan een uitkomst zijn als je net begint met je onderneming. Je hoeft namelijk niet elk kwartaal een btw-aangifte te doen, je verstuurt geen facturen (doe je dat wel, dan vermeld je op je factuur dat je in de KOR zit) en je houdt alleen een administratie bij van je kosten en je zakelijke bankrekening. Als je gebruikmaakt van de KOR moet je jaarlijks aangifte inkomstenbelasting doen voor je bedrijf.

Houd goed in de gaten dat je gedurende het jaar niet boven de omzetgrens van 20.000 euro komt. Stroomt er meer geld binnen, dan zul je je handmatig moeten afmelden. Vanaf dat moment geldt de btw-plicht en moet je btw rekenen en afdragen. Het is een illusie dat de KOR minder administratieverplichtingen geeft; sterker nog, de verantwoording en bewijslast blijven grotendeels hetzelfde als bij reguliere ondernemers.

De KOR is bedoeld voor de ondernemer (zzp’er, vof, stichting of bv) die verdient, maar niet primair vanuit winstoogmerk te werk gaat. Bepaal of de KOR voor jou passend is op basis van de intenties die je hebt met je bedrijf. Wil je groeien? Dan is de KOR mogelijk niet de beste optie. Ben je onderdeel van een stichting of vof en/of komen de inkomsten voornamelijk uit incidentele (project)subsidies? Dan is de KOR wel interessant.

Btw – de tarieven op z’n simpelst

Btw is een percentage van je omzet. In Nederland hebben we verschillende btw-tarieven. Het type omzet bepaalt het btw-tarief.

Stel: je verkoopt schilderijen (of culturele diensten, keramiek mokken of houten tafels die je zelf ontwerpt). Dan is het doel van jouw verkoop om geld te verdienen en reken je meestal het hoge btw-tarief van 21%. Er zit namelijk geen directe maatschappelijke functie aan deze omzet verbonden (dit is vloeken in de kunstenaarskerk, maar bear with me) en daardoor vraagt de Nederlandse overheid dat je het hoogste tarief rekent. De overheid neemt aan dat jouw onderneming bedoeld is om winst te maken. Logisch ook, want geen enkele ondernemer produceert om verlies te lijden.

Rekenvoorbeeld 1

Jouw schilderij is wat jou betreft 300 euro waard. Als je het verkoopt, dan reken je 21% boven op deze waarde. Je maakt een factuur met twee regels:
300 euro voor het schilderij en 21% van die 300 euro (= 63 euro).

Het eindtotaal op deze factuur is dus 363 euro die jouw klant betaalt.
63 euro draag je af en 300 euro is je omzet.

Rekenvoorbeeld 2

Jij houdt van ronde bedragen. Je wilt dat jouw klant 300 euro betaalt. Dit betekent dat jouw omzet op dat schilderij lager is dan 300 euro. (Deel 300 door 121 en vermenigvuldig de uitkomst met 100 om bij de grondslag te komen.) De omzet van jouw schilderij is dan 247,93 euro en de 21% btw op de factuur is 52,07 euro.

Laag btw-tarief – 9%

Zowel bij artistieke diensten als bij goederen mag soms een laag btw-tarief worden gerekend. Dit tarief geldt voor een kunstwerk, performance of tekst die door een kunst- en cultuurmaker zelf is gemaakt en als zodanig herkenbaar is.

Bijvoorbeeld: je gaat live een schilderij maken op de opening van een expositie. Je werkt dus performatief en autonoom artistiek. Er ontstaat iets wat mensen kunnen zien, waar bezoekers mee in aanraking komen en wat hen kan inspireren. In dit geval mag je het tarief van 9% toepassen. Het doel van jouw verkoop is deels om geld te verdienen, maar ook deels ten behoeve van educatie, performance of kunstexpressie.

Als cultureel ondernemer denk je snel dat je in het 9%-tarief valt. Vaker dan niet ben je toch verplicht om het 21%-tarief te rekenen. Lees je goed in voordat je het lage btw-tarief toepast. Als de Belastingdienst vindt dat je het hoge tarief had moeten rekenen, ben je verplicht het verschil uit eigen zak te betalen. De website van de Belastingdienst is hierover vrij duidelijk, dus kijk goed of jouw dienst of goederen binnen het lage btw-tarief vallen.

Geen btw – 0% of vrijstelling

Stel: je geeft schilderles aan jongeren onder de 18 jaar, bij een school of stichting die geen winstoogmerk heeft en erkend is door de overheid. Jouw dienst of kunstwerk heeft dan puur een maatschappelijke functie. Je mag dan het 0%-btw-tarief (vrijstelling) toepassen.

In het geval dat je diensten of goederen levert aan het buitenland geldt ook het 0%-tarief, maar de meeste culturele ondernemers hebben te maken met de vrijstelling van 0% btw. De Nederlandse overheid heeft bepaald dat een aantal beroepen niet onder de reguliere btw-tarieven valt.

Bij het bepalen van je btw-tarief kijk je altijd naar de functie van jouw diensten of goederen, maar ook naar het winstoogmerk van de afnemer. Geef je bijvoorbeeld les aan een instituut dat niet erkend wordt door de overheid? Dan is jouw dienst misschien deels maatschappelijk, maar verdient de afnemer nog steeds geld door jouw dienst af te nemen. In dat geval reken je 21% btw.

Tot slot

Neem jezelf als cultureel ondernemer serieus en ken je rechten en plichten. Wees niet bang voor het betalen van belasting of het doen van aangiften, maar draai het om. Belasting betalen betekent dat het goed gaat met je bedrijf en dat je succes hebt met je onderneming. Geloof in jouw professionaliteit en kunde als maker en kies, door je kennis te vergroten, bewust voor groei, autonomie en zelfstandigheid.

Dit wil je dus weten

• Verdiep je in de basis van belasting en administratie. Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor het kennen van je rechten en plichten.
• Check of de KOR bij je past. Verdien je minder dan €20.000 per jaar en wil je eenvoudig starten? Dan kan de kleineondernemersregeling interessant zijn, maar het betekent niet dat je geen administratie meer hoeft bij te houden.
• Btw is onderdeel van je omzet. In veel gevallen reken je het hoge btw-tarief van 21% over je werk of diensten.
• Soms geldt het lage tarief van 9%. Bijvoorbeeld bij bepaalde artistieke prestaties of kunstwerken die je zelf maakt en uitvoert.
• In specifieke situaties geldt 0% btw of een vrijstelling. Bijvoorbeeld bij onderwijsactiviteiten met een duidelijke maatschappelijke functie.
• Controleer altijd welk tarief bij jouw situatie hoort. Als je een verkeerd tarief rekent, kan de Belastingdienst het verschil alsnog bij jou in rekening brengen.
• Zie belasting niet alleen als verplichting. Het betekent ook dat je bedrijf draait en dat je werk inkomsten oplevert.