Vrijwilligersmanagement
Vrijwilligers spelen een heel belangrijke rol in de culturele sector. Hun inzet en betrokkenheid houdt een groot aantal instellingen overeind. Sommige organisaties draaien volledig op vrijwilligers, in andere werken ze naast de betaalde krachten. Ook vrijwilligers hebben behoefte aan sturing. Daar wordt nog weleens licht over gedacht. Over het algemeen bestaat de indruk dat het managen van vrijwilligers vanzelf gaat; je hebt tenslotte te maken met enthousiaste en intrinsiek gemotiveerde mensen. Daarom komt het regelmatig voor dat het managen van de vrijwilligers niet goed belegd wordt of gezien wordt als een extra taakje voor een teamleider of HR manager. Als je die persoon bent, dan zal je ervaren dat het gemotiveerd en betrokken houden van vrijwilligers veel vraagt.
De juiste vrijwilliger op de juiste plek
Een grote uitdaging waar je als vrijwilligersmanager mee te maken krijgt, is het vinden van voldoende mensen met tijd, en met de juiste kennis en vaardigheden, die zich willen inzetten voor jullie doelen. Waar vind je die? En hoe zorg je ervoor dat potentiële vrijwilligers jullie weten te vinden? Zijn jullie zichtbaar genoeg? Past jullie imago wel bij de doelgroep die jullie willen bereiken? Deze zaken moet je aan de start van een succesvolle wervingscampagne helder krijgen.
Ook is het belangrijk om je te realiseren wat maatschappelijke ontwikkelingen zijn die invloed hebben op het vrijwilligerswerk. Zo zien we tegenwoordig steeds meer dat mensen wel vrijwilligerswerk willen doen maar niet structureel. Zij willen helpen bij een project of op een moment dat hun goed uitkomt maar hebben geen behoefte aan een vaste baliedienst of werken tijdens kantooruren. Als organisatie is het belangrijk om hierop in te spelen. Dat vraagt een flexibele houding.
Er zijn diverse methodes ontwikkeld die kunnen ondersteunen bij het zoeken én vinden van nieuwe vrijwilligers. Een daarvan is de wervingscirkel. Deze helpt je bij het maken van een goed wervingsplan. De Expeditie Nieuwe gezichten van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) is ook een heel handig instrument.
Motiveren en inspireren
Een belangrijke taak van de manager is om de vrijwilligers betrokken te houden. Dat is geen gemakkelijke opdracht. Mensen motiveren en inspireren om gezamenlijk doelen te bereiken zonder dat zij er een financiële beloning voor krijgen gaat niet vanzelf. De meeste mensen doen vrijwilligerswerk omdat ze iets nuttigs willen doen, een maatschappelijke bijdrage willen leveren, in een functie die ze leuk of interessant vinden. Ze realiseren zich dat ze geen geld zullen ontvangen. Voor hen zit de beloning in zaken als kennis en ervaring opdoen, gezelligheid ervaren, voldoening en waardering krijgen. Lees hier meer over de beloning van vrijwilligers.
Voor iedereen is iets anders belangrijk. De vraag naar vrijwilligers is groot. Dat betekent dat mensen die op zoek zijn naar vrijwilligerswerk uit veel organisaties kunnen kiezen. Dat ze voor jullie organisatie kiezen heeft een reden. Het kan zijn dat jullie missie aanspreekt, dat jullie functies de juiste ervaring bieden, of dat de sfeer in de organisatie goed voelt.
Het helpt je als manager enorm om te achterhalen wat de drijfveren van de vrijwilligers zijn. Als je weet waarom iemand vrijwilligerswerk doet en waarom juist bij jullie, kan je tegemoetkomen aan de wensen en behoeften van diegene. Iemand die graag met mensen werkt, moet je niet in een archief laten werken. Die persoon geef je een taak die wel past. Ook dat vraagt een flexibele houding. Zorg er voor dat je regelmatig nagaat of iedereen nog op de juiste plek zit en tevreden is. Interesse en goede begeleiding voorkomt dat je vrijwilligers kwijtraakt.
Het vrijwilligersbeleid
Het is heel handig om vrijwilligersbeleid te maken en op te schrijven. Zo’n document waarin vast is gelegd hoe jullie omgaan met vrijwilligers zorgt voor houvast voor de manager en de vrijwilligers. Het maakt dat er niet alleen gepassioneerd maar ook effectief gewerkt kan worden. In geval van onduidelijkheden, bijvoorbeeld over rechten en plichten of over taken, voorkomt het beleid discussies en maakt het duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is.
Zo kan het in organisaties waar vrijwilligers naast professionals werken veel onrust voorkomen als iedereen weet wat zijn eigen taak is. Het beleid beschrijft ook de wijze waarop de vrijwilligers begeleid en beloond worden en gaat in op zaken als verzekeringen, inspraak en ARBO-omstandigheden. Ook het beëindigen van de samenwerking neem je er in op. Heel belangrijk: zorg ervoor dat het bestuur en de directie van de organisatie het plan bekrachtigen en dat de hele organisatie ervan op de hoogte is, niet alleen de vrijwilligers.
Goud waard
De energie en inzet van vrijwilligers is goud waard, weten we in de culturele sector. Goed management, waarin een flexibele houding, aandacht en vrijwilligersbeleid de belangrijkste schakels zijn, zorgt voor betrokken vrijwilligers die zich vol enthousiasme zullen inzetten voor het realiseren van jullie gemeenschappelijke doelen.
Over de auteur
Inke Camphens werkt als adviseur in de culturele sector. Zij coördineerde en ondersteunde in de afgelopen 25 jaar een groot aantal vrijwilligers bij de uitvoering van projecten, veelal op het gebied van erfgoed. Zij is auditor bij Museumregister Nederland en geeft trainingen over vrijwilligersmanagement, onder andere in opdracht van Erfgoed Gelderland.
Meer weten?
Op de volgende websites vind je veel informatie over het werken met en managen van vrijwilligers:
www.movisie.nl
www.vrijwilligerswerk.nl
Basisboek Vrijwilligersmanagement van Willem-Jan de Gast en Ronald Hetem https://www.bol.com/nl/nl/f/basisboek-vrijwilligersmanagement/35514416/