Een vergunning aanvragen in Arnhem

Dit artikel gaat over het aanvragen van een vergunning en dient als informatiebron over de werkwijze en communicatiestromen van de gemeente Arnhem. De gemeente is hierbij spin in het web tussen de andere controlerende instanties zoals bijvoorbeeld de brandweer, constructeurs, de veiligheidsregio, politie, e.a. De gemeente geeft de vergunning af en is daarmee is verantwoordelijk voor veiligheid, openbare orde en hinder en overlast in de openbare ruimte. Daarmee is de gemeente dus jouw aanspreekpunt voor alle zaken die hiermee te maken hebben.

Hoe zorg ik dat ik de juiste vergunning krijg voor wat ik wil gaan doen?

Als je aan de slag gaat met jouw initiatief of project is het verstandig om het idee allereerst kort met de gemeente te bespreken. Zij kunnen dan een inschatting maken van de haalbaarheid van de plannen en van tevoren aangeven als zij beren op de weg zien. Dit is altijd minder pijnlijk dan dat er achteraf ingegrepen moet worden op zaken die al geregeld zijn. Meestal is er ter voorbereiding al de nodige informatie vindbaar op de website van de gemeente Arnhem. Het beste kun je in eerste instantie een e-mail sturen waarin je bijvoorbeeld de volgende dingen toelicht:

• Idee en concept
• Locatie
• Datum en tijden
• Verwachte aantal bezoekers
• Het doel
• Genre en discipline
• Hoe de toegang geregeld is.

Dat kan dus al in een heel vroeg stadium en hoeft helemaal geen officieel document te zijn. Als je gerichte dingen noemt, is een a4-tje al voldoende. Dit stuur je naar de afdeling Vergunningen en Toezicht.

Gesprek

Op basis van je e-mail volgt er in een aantal gevallen een verkennend gesprek. Hierbij kan je jouw initiatief verder toelichten en word je gewezen op potentiële knelpunten. Hoe beter je het hebt toegelicht in de mail, hoe beter men zich kan voorbereiden op het gesprek en hoe kleiner de kans dat er dingen gemist worden die later voor problemen kunnen zorgen.

Kan je volstaan met een melding?

Als jouw activiteit aan bepaalde voorwaarden voldoet kan je af met een melding. Dit heeft als voordeel dat je dit 8 dagen van tevoren kan indienen en er geen kosten aan vast zitten. Blijkt jouw initiatief of project echter na het doen van de melding niet onder deze regeling te vallen dan kan dit ernstige gevolgen hebben voor het doorgang vinden van de activiteit. Kijk daarom van tevoren goed of het evenement aan deze voorwaarden voldoet:

• Je verwacht maximaal 249 personen.
• Er wordt géén alcoholhoudende drank (bier/wijn) verkocht.
• Het vindt niet plaats in een bos of park tijdens het broedseizoen (15 maart t/m 15 augustus).
• Het vindt niet plaats in het voetgangersgebied in de binnenstad.
• Het vindt niet plaats op de weg, het (brom)fietspad of vormt anderszins een belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten.
• Het vindt niet plaats in een tent of gebouw waar gelijktijdig vijftig personen aanwezig zijn in verband met brandveiligheid.
• Het geluidsniveau (gemeten op 2 meter voor de meest nabij gelegen woning) is maximaal 70 dB(A)/83 dB(C); gemeten op 1 meter voor een luidspreker bedraagt het geluidsniveau niet meer dan 95 dB(A)/108 dB(C).
• Het evenement start niet vóór 07:00 uur en eindigt uiterlijk om 24:00 uur diezelfde dag. Als het ná middernacht eindigt mag het geluidsniveau niet meer dan 40 dB(A) zijn, gemeten op 2 meter van de gevel van een nabij gelegen woning.
• Er wordt niet overnacht.

Neem bij twijfel altijd contact op met de afdeling vergunningen!

Traject

De afdeling vergunningen heeft tijd nodig om specifieke zaken in de aanvraag bij een aantal experts te toetsen. Daarom worden er voor de behandeling van de vergunning termijnen gehanteerd. Alle aanvragen worden gepubliceerd en burgers mogen bezwaar aantekenen.

Tijdspad

Als je eenmaal besloten hebt een activiteit te gaan ondernemen kan je het beste zo vroeg mogelijk met de gemeente in gesprek In ieder geval moet je de volgende termijnen aanhouden voor de aanvraag van de vergunning:

• Een melding voor een klein evenement moet bijvoorbeeld minimaal 8 dagen van te voren worden ingediend.
• Bij het aanvragen van een vergunning voor een bijvoorbeeld een groot evenement is het raadzaam minimaal 12 weken van tevoren een aanvraag in te dienen.

Houd je deze termijnen niet aan dan loop je het risico dat jouw aanvraag niet in behandeling genomen wordt. Je krijgt hier in dat geval een schriftelijk melding van. De gemeente zal altijd oplossingsgericht werken maar heeft wel tijd nodig voor een gedegen reactie. In bijna alle gevallen heeft degene die de vergunningaanvraag behandelt wederhoor nodig van collega’s van bijvoorbeeld de politie, de brandweer en stadsdeelmanagers verkeer. In de praktijk is het lang niet altijd mogelijk om te wachten op de definitieve vergunning. Overleg in dit gesprek ook wat een goed moment is om naar buiten te treden qua communicatie. Dat is uiteindelijk wel voor risico van de aanvrager. In goed overleg kan de gemeente besluiten tot een voorwaardelijke toezegging al heeft dit geen juridische basis. Op basis daarvan kan er aan de slag gegaan worden met bijvoorbeeld het vastleggen van partners en de publiciteitscampagne.

Aanvraag

In je aanvraag geef je een zo goed mogelijk beeld en beschrijving van de activiteit. Probeer daarin jouw initiatief zo beeldend mogelijk te beschrijven. Kijk kritisch of hetgeen jij beschrijft voor een leek te snappen is. Als jij het idee hebt dat dit niet past in de checklist van bijlagen die aangereikt wordt, dan ben je van harte welkom om een extra bijlage mee te sturen met daarin het project toegelicht en beschreven. De vergunningsaanvraag kan je digitaal indienen via de website van de gemeente Arnhem. Deze vergunningsaanvraag wordt op verschillende onderdelen getoetst door de volgende partijen:

• Afdeling vergunningen: volledigheid aanvraag, spelregels, (geluids-)overlast
• Brandweer: aanrijroutes nooddiensten, brandveiligheid, publieksstromen, decor, draagkracht,
• Politie: veiligheid, orde, risicopubliek, sfeer
• Parkeerbedrijf: parkeerbeleid, verkeersmaatregelen, doorstroom
• Locatiebeheerder: indeling, agenda, faciliteiten

Het toetsen door alle instanties wordt geleid door de afdeling vergunningen. Jij hoeft dus geen contact te hebben met alle afzonderlijke afdelingen. Dat werkt uiteindelijk vooral vertragend. Na het indienen van de aanvraag gaat deze door naar alle instanties die het toetsen op de voor hen belangrijke punten. Hier kan dus enige tijd overheen gaan, houd daar rekening mee in jouw planning.

Terugkoppeling

Binnen 3 tot 8 weken krijg je een reactie op de aanvraag. De bevindingen van deze partijen worden door de afdeling vergunningen aan jou teruggekoppeld. Dit kan zijn door een ondertekende vergunning maar ook in de vorm van een vraag om aanvullende maatregelen of informatie. Mocht er in de tussentijd iets gewijzigd zijn ten opzichte van de aanvraag, overleg dit dan altijd. Geef de gemeente ook hierbij altijd genoeg tijd om met een onderbouwde reactie te komen.

Kosten van de vergunning

Een melding doen is gratis. Voor het aanvragen van een vergunning worden kosten in rekening gebracht. Deze kosten worden gerekend voor de tijd en middelen die besteed wordt aan het in behandeling nemen van de vergunning. Ook als de vergunning geweigerd wordt moet je deze kosten betalen. De gemeente heeft er immers wel tijd aan besteed.

Meer informatie

De gemeente Arnhem heeft een evenementenwegwijzer online staan en het is goed om die even door te lezen wanneer jouw initiatief of project een evenement, expositie, voorstelling of iets dergelijks betreft.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.