Het communicatieplan

Een communicatieplan is heel erg handig. Wanneer je een leuk initiatief of project heb bedacht en het komt tot een daadwerkelijke uitvoer ervan, dan is het wel prettig als het ook door anderen wordt gezien. Natuurlijk werk je in de cultuursector vanuit jouw passie en liefde voor het vak. Je zult echter ook cultureel ondernemerschap moeten kunnen tonen en je hebt vaak publieksinkomsten nodig voor de financiering van jouw initiatief of project. Als niemand weet wat je aan het doen bent dan is de kans groot dat er ook geen bezoekers, publiek of afnemers zijn. Dat kan financiële consequenties hebben én in de meeste gevallen zal het je ook een niet zo prettig gevoel opleveren. Daarom denk je goed na over de manier waarop je wilt communiceren en promotie maken en daarbij is een communicatieplan een heel handig hulpmiddel.

Wat is een communicatieplan?

Een communicatieplan is in het kort gezegd een samenvatting van een groot gedeelte van het marketingproces. Je beschrijft de achtergronden op het gebied van doelstellingen en doelgroepen tot aan de concrete invulling van promotiemiddelen. Over marketing zijn enorme dikke boeken geschreven en er zijn hele studies voor. Je zou je het kunnen omschrijven als het onderzoek naar de interne en externe omgeving van jouw organisatie of jouw initiatief of project. Hoe meer je daarvan weet, hoe gemakkelijker het is om de communicatiestrategie te bepalen.

Voor wie schrijf je het communicatieplan?

Je maakt het communicatieplan in eerste instantie voor jezelf. Op deze manier kan je altijd terugkijken wat jouw plannen zijn en je kunt verschillende onderdelen kopiëren ten behoeve van andere documenten die je zult moeten maken. Je kunt deze bijhouden en aanpassen naar gelang het initiatief of project zich verder ontwikkelt en meerdere zaken duidelijk worden. Bij de aanvraag van subsidies en fondsen zal ook vaak gevraagd worden om een aantal dingen te benoemen die in dit plan opgenomen zijn. Zo kan degene die de aanvraag beoordeelt goed zien wat het bereik van jouw initiatief of project zal zijn. Ook bij de aanvraag van een vergunning kan gevraagd worden om een (deel van) het communicatieplan toe te voegen.

Wat staat er allemaal in een communicatieplan?

Er zijn geen wettelijke regels aangaande de inhoud van een communicatieplan. Echter, sommige subsidieverstrekkers of fondsen hebben wel een aantal randvoorwaarden opgesteld aangaande wat ze zeker willen terugzien. Volg jouw eigen gevoel altijd maar houd er rekening mee dat de volgende onderdelen eigenlijk altijd wel terug zullen moeten komen, in meer of mindere mate:

Algemene gegevens

Vermeld altijd jouw contactgegevens en linkjes naar digitale communicatiemiddelen als deze al bestaan.

Voorwoord / inleiding

Het voorwoord is vaak het eerste dat gelezen wordt. Grijp deze kans aan om de lezer te interesseren en te informeren over het document dat ze voor zich hebben. Houd met name het voorwoord een beetje persoonlijk.

Het initiatief of project

Bedenk dat jij alles van jouw eigen initiatief of project weet en de ander vaak niet, dus omschrijf hier wat je van plan bent en hoe het eruit komt te zien. Het is ook aan te raden om een aantal vaststaande kenmerken op een rijtje te zetten omdat je die later nog kan gaan gebruiken in de communicatie.

Doelstellingen

Beschrijf de doelstellingen die je hebt voor jouw initiatief of project zo duidelijk mogelijk. Als je al een projectplan of een plan van aanpak hebt geschreven dan kan je dit wellicht daaruit overnemen.

Communicatiedoelstellingen

Beschrijf ook nauwkeurig wat jouw communicatiedoelstellingen zijn. Denk bijvoorbeeld aan het % groei in het online bereik, het aantal kaarten dat je verkoopt maar ook het vergroten van jouw netwerk of het publiek voor langere tijd aan je binden.

Jouw doelgroep(en)

Dit is het moment om zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven welke doelgroepen je wilt bereiken met jouw initiatief of project. Je hebt dit zelf nodig om te kunnen bepalen welke promotiemiddelen je in gaat zetten en de lezer kan het nodig hebben om te beoordelen of het past binnen hun doelstellingen of werkwijzen. Omschrijf deze zo duidelijk mogelijk en geef aan hoe groot die doelgroepen zijn. Beschrijf iedere groep mensen die samenhangende kenmerken heeft apart. Dat kunnen er dus meerdere zijn.

Algemene propositie

Met de algemene propositie wordt bedoeld wat de kern is van de boodschappen die je als organisatie of voor dit initiatief of project in jouw communicatie uitingen wilt uitdragen. Hiermee kan je het algemene beeld daaromtrent schetsen. Het zijn achtergronden die je altijd in gedachten houdt bij het werken met welke communicatiemiddelen dan ook.

Propositie per doelgroep

Doe hetzelfde maar dan specifiek gericht op iedere doelgroep. Geef aan wat de boodschap is die je ze mee wilt geven en op welke manier je wilt verleiden tot het overgaan tot actie. Die actie kan bijvoorbeeld het kopen van een kaartje zijn of het liken van een pagina op sociale media.

De taakverdeling

Beschrijf hier wie vanuit jouw organisatie verantwoordelijk is voor bepaalde onderdelen van de communicatie. Dat kan jijzelf natuurlijk zijn, als je van plan bent om zelf alles te doen. Maar in sommige gevallen zijn er meerdere mensen bij betrokken. Noteer hier de namen, nummers, e-mailadressen en het onderdeel waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Partners

Je hebt altijd te maken met andere organisaties, zoals sponsors, een locatie, leveranciers, overheden etc. Die werken niet voor niets met je samen, zij hebben vaak een belang bij jouw initiatief of project. Dat betekent dat ze vaak maar wat graag willen helpen promoten via hun kanalen. Maak daar een overzicht van want later kan je ze ‘voeden’ met informatie waardoor je extra promotiekanalen hebt.

Medewerkers en vrijwilligers

Doe hetzelfde maar dan voor jouw medewerkers en vrijwilligers. Je kunt hen stimuleren om jouw initiatief of project onder de aandacht van hun achterban te brengen.

Huisstijl

Vaak heb je bij een initiatief of project een bepaalde huisstijl ontwikkeld. Dit is essentieel voor de herkenbaarheid. Zeker wanneer je meerdere communicatiemiddelen gaat inzetten. Voor grote projecten wordt soms zelfs een huisstijlhandboek gemaakt.

Promotiemiddelen

Beschrijf hier alle promotiemiddelen je gaat inzetten om promotie te maken, gekoppeld aan de doelgroepen die je wilt bereiken. Maak een onderscheid tussen online, offline en vrije publiciteit, zeker wanneer het er aardig wat zijn. Denk bijvoorbeeld aan posters, advertenties, sociale media, persbenadering etcetera.

Begroting

Neem ook de begroting voor de communicatie op in jouw plan. Waarschijnlijk heb je in deze fase al een algemene begroting gemaakt en zorg dat de bedragen overeenkomen of pas het aan waar nodig.

Planning

Maak een duidelijke planning waaruit blijkt op welke momenten je welke communicatiemiddelen gaat inzetten.

Evaluatie

Beschrijf hoe je van plan bent om achteraf terug te kijken op de communicatie. Geef aan hoe je controleert of je de doelgroepen hebt behaald.

Het communicatieplan en subsidie

Wanneer je subsidie aanvraagt dan zal men ook altijd vragen om enkele dingen aangaande de communicatie te beschrijven. Geef aan op wie je jezelf richt, welk bereik je denkt te genereren en welke middelen je in gaat zetten. Een hoop van deze informatie kan je dan halen uit dit communicatieplan. Let wel op dat je vooral datgene dat gevraagd wordt beantwoord en niet het hele document meestuurt.

Meer informatie

Op deze website hebben we nog meer geschreven over onder andere promotie en publiciteit en we hebben een aantal tips om gratis promotie te maken voor je op een rijtje gezet. Via deze link kan je gratis een document downloaden dat dient als voorbeeld voor het schrijven van een communicatieplan.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.