Het plan van aanpak

Zet alles rondom jouw initiatief of project in een plan van aanpak. Wanneer je een concept hebt bedacht dan komt in veel gevallen aardig wat bij kijken bij de realisatie ervan. Het is daarom handig om een plan van aanpak op te stellen waarin alle relevante informatie rondom jouw initiatief of concept beschreven staat. In sommige gevallen wordt dit zelfs gevraagd door derden, zoals bij het aanvragen van subsidies of fondsen of bij de aanvraag van een vergunning. Dan kan het zijn dat er om bepaalde informatie gevraagd wordt die je reeds in dit plan van aanpak beschreven hebt. Op deze pagina helpen we je een eind op weg bij het opstellen van een plan van aanpak. Elders op deze website hebben we een voorbeeld / invuldocument voor je klaar staan die je gratis kunt downloaden.

Wat is een plan van aanpak?

Een plan van aanpak bevat nagenoeg alle relevante informatie over jouw initiatief of project. Hier staan de belangrijkste zaken in die je zelf niet wilt vergeten en die anderen nodig hebben om gemakkelijker te kunnen werken of te kunnen beoordelen of ze een mogelijkheid tot samenwerking zien. Het is de rode draad voor de totstandkoming van jouw initiatief of project. Sommige onderdelen komen erg overeen met de inhoud van bijvoorbeeld een communicatieplan dus je kunt het één en ander overnemen uit één van de documenten en het toevoegen aan het andere document. Dat scheelt je in veel gevallen tijd. Als je subsidie of een fonds aan wilt vragen dan zal er om een projectplan gevraagd worden. Een deel daarvan kan je uit jouw plan van aanpak halen.

Voor wie schrijf je het plan van aanpak?

Je schrijft het plan van aanpak in eerste instantie voor jezelf. Zo kan je gemakkelijk de rode draad bewaken en je kunt terugkijken op eerdere plannen die je hebt gemaakt. Het biedt je simpelweg structuur en dat is zeker bij grotere initiatieven of projecten erg handig. Daarnaast krijg je vast en zeker te maken met andere mensen die jouw initiatief of project niet zo goed kennen als jijzelf. Zo zal een verstrekker van subsidie of fondsen altijd vragen om een projectplan of een andere vorm van toelichting toe te voegen. Een deel van die informatie heb je dan al beschreven in het plan van aanpak. Ook kan het zijn dat je samen gaat werken met leveranciers of een locatiehouder waardoor het interessant is om het plan van aanpak (of een deel daarvan) door te sturen aan diegene.

Wat staat er allemaal in het plan van aanpak?

Er zijn geen wettelijke regels aangaande de inhoud van een plan van aanpak. Volg jouw eigen gevoel altijd maar houd er rekening mee dat de volgende onderdelen eigenlijk altijd wel terug zullen moeten komen, in meer of mindere mate:

Algemene gegevens

Vermeld altijd jouw contactgegevens en linkjes naar digitale communicatiemiddelen als deze al bestaan.

Voorwoord / inleiding

Het voorwoord is vaak het eerste dat gelezen wordt. Grijp deze kans aan om de lezer te interesseren en te informeren over het document dat ze voor zich hebben. Houd met name het voorwoord een beetje persoonlijk.

Jouw initiatief of project

Bedenk dat jij alles van jouw eigen initiatief of project weet en de ander vaak niet, dus omschrijf hier in het kort om welk soort initiatief of project het gaat.

Jouw organisatie

Beschrijf ook wie je bent en wie er bij betrokken is. Laat zien dat je niet zomaar iemand met een hobby bent maar dat je er echt verstand van hebt en jouw initiatief of project op een professionele manier wilt realiseren. Dan zal de lezer er sneller vertrouwen in hebben.

De taakverdeling

Beschrijf hier wie vanuit jouw organisatie verantwoordelijk is voor bepaalde onderdelen van de uitvoering. Dat kan jijzelf natuurlijk zijn, als je van plan bent om zelf alles te doen. In sommige gevallen zijn er meerdere mensen bij betrokken. Noteer hier de namen, nummers, e-mailadressen en het onderdeel waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

De opdrachtgever

In sommige gevallen voer je jouw initiatief of project uit in opdracht van iemand anders of je bent gedelegeerd schrijver van een plan van aanpak. Dan is het natuurlijk goed om de gegevens van de opdrachtgever te vermelden en wellicht iets toe te lichten over deze organisatie.

Het basisconcept

Omschrijf jouw het basisconcept van jouw initiatief of project in enkele regels zodat het snel beoordeeld kan worden. Daaronder vallen zaken als de naam, de locatie, het thema, de doelstelling, de doelgroepen, en hoe je het financieel wilt gaan doen.

De uitgebreide conceptbeschrijving

Beschrijf hier in geuren en kleuren hoe jouw initiatief of project eruit gaat zien. Zorg dat je een gevoel oproept bij de lezer. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door het te schrijven vanuit het oogpunt van de bezoeker of jouw publiek. Ook kan je hier bijvoorbeeld beschrijven hoe het programma is opgebouwd of welke materialen en kleuren je gaat gebruiken om het kunstwerk te realiseren.

Jouw doelstellingen

Beschrijf de doelstellingen die je hebt voor jouw initiatief of project zo duidelijk mogelijk.

Communicatiedoelstellingen

Beschrijf ook nauwkeurig wat jouw communicatiedoelstellingen zijn of verwijs hiervoor naar een separaat communicatieplan.

Jouw doelgroep(en)

Dit is het moment om zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven welke doelgroepen je wilt bereiken met jouw initiatief of project. Je hebt dit zelf nodig om te kunnen bepalen welke promotiemiddelen je in gaat zetten en de lezer kan het nodig hebben om te beoordelen of het past binnen hun doelstellingen of werkwijzen. Omschrijf deze zo duidelijk mogelijk en geef aan hoe groot die doelgroepen zijn. Beschrijf iedere groep mensen die samenhangende kenmerken heeft apart. Dat kunnen er dus meerdere zijn.

Partners

Je hebt altijd te maken met andere organisaties, zoals sponsors, een locatie, leveranciers, overheden etc. Die werken niet voor niets met je samen, zij hebben vaak een belang bij jouw initiatief of project. Bij het beoordelen van de aanvraag van een subsidie of fonds wordt ook vaak gevraagd hoe je samenwerkt met andere partijen binnen de markt.

Locatie

Mocht jouw initiatief of project op een specifieke locatie plaatsvinden dan is het goed om de belangrijkste gegevens en kenmerken van die locatie te benoemen.

Faciliteiten

Bij sommige initiatieven of projecten zul je werken met jouw eigen of in te huren faciliteiten. Neem die desgewenst ook op in jouw plan van aanpak.

Veiligheid

Bij sommige initiatieven of projecten zul je te maken krijgen met veiligheidsaspecten. Neem die ook op in jouw plan van aanpak of verwijs naar een separaat veiligheidsplan.

Eten en drinken (horeca)

Ben je van plan om voor eten en drinken te zorgen voor artiesten of jouw publiek. Beschrijf dit dan ook in het plan van aanpak. Als je een vergunning aanvraagt kan het zijn dat daarbij gevraagd wordt hoe je met zaken als sociale hygiëne omgaat en dat kan je hier dan ook in opnemen.

Communicatiemiddelen

Beschrijf hier alle communicatiemiddelen je gaat inzetten om promotie te maken voor jouw initiatief of project. Maak een onderscheid tussen online, offline en vrije publiciteit, zeker wanneer het er aardig wat zijn. Koppel het ook aan de desbetreffende doelgroepen die je hebt bepaald. Zo kan men zien wat het bereik is dat je denkt te realiseren met jouw initiatief of project.

Begroting

Neem ook de begroting voor het initiatief op in jouw plan.

Toelichting op de begroting

Vaak wordt bij het indienen van een aanvraag voor een subsidie of fonds expliciet gevraagd om een toelichting te geven op de verschillende posten die je in jouw begroting hebt staan. Zo kan je verduidelijken hoe je tot die bedragen bent gekomen. Doe dit dan ook altijd.

Planning

Maak een duidelijke planning waaruit blijkt op welke momenten je welke werkzaamheden wilt gaan verrichten. Verstuur je het plan van aanpak al in een beginstadium, dan kan het zijn dat de planning wat globaler is dan wanneer je vlak voor de uitvoer zit.

Bijlagen

Het kan zijn dat je bepaalde bijlagen zoals een draaiboek, een communicatieplan, een aparte begroting, een veiligheidsplan, statuten, cv’s van bestuursleden of iets dergelijks wilt of zelfs moet toevoegen. Nummer die dan altijd en neem het ook op in de inhoudsopgave. Via deze link kan je een document downloaden dat dient als voorbeeld voor het schrijven van een plan van aanpak.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.