De financiële administratie

In dit artikel hebben we het over de financiële administratie. Wanneer je met jouw initiatief of project aan de slag gaat dan is daar vaak geld of financiering mee gemoeid. Dan wordt verwacht dat je dat op een goede manier bijhoudt in een administratie. Met de financiële administratie ben je in staat om verantwoording af te leggen over de inkomsten en uitgaven. Als privépersoon is het al erg handig om je administratie bij te houden en overzichtelijk te hebben. Als je echt dingen gaat ondernemen ben je dit zelfs verplicht. Wanneer de Belastingdienst daar om vraagt moet je inzicht kunnen geven in de inkomsten en uitgaven die je hebt gedaan. Datzelfde geldt wanneer je subsidies of fondsen hebt aangevraagd. Dat klinkt allemaal als een hoop gedoe, maar vaak valt het bijhouden van een financiële administratie wel mee. Wel kan je stellen dat hoe complexer en groter jouw initiatief of project is, hoe complexer en groter de administratie zal worden.

Waarom houd je een administratie bij?

Allereerst is dit heel handig voor jezelf. Zo kun je goed bijhouden hoeveel geld er binnenkomt, hoeveel je uitgeeft aan bepaalde zaken en van wie je nog geld krijgt. Op die manier houd je grip op je onderneming en heb je de juiste informatie voorhanden op het moment dat je beslissingen moet nemen, bijvoorbeeld over uitgaven. Bovendien ben je vaak druk en vergeet je wel eens iets. De administratie geeft je de mogelijkheid terug te vinden wat de afspraken ook alweer waren. De belastingdienst moet ook kunnen bepalen hoeveel belasting jij moet betalen. Daarnaast willen ze graag inzicht hebben in hoe betalingen verlopen om beslissingen te kunnen nemen over allerlei zaken die voor jou relevant zijn. Denk bijvoorbeeld aan loonbelasting, Btw-verplichtingen, etc. In sommige gevallen kan het zijn dat je door een externe partij gevraagd wordt om inzicht te geven in jouw geldstromen. Dat kan een fonds of subsidiënt zijn, maar ook een coproducent of samenwerkingspartner.

Hoe houd je een financiële administratie bij?

In principe staat de vorm waarin je jouw administratie bijhoudt vrij. Het kan zijn dat je het liefste in Excel werkt maar je kunt ook kiezen voor een erg uitgebreid boekhoudpakket zoals Exact. Het is vooral belangrijk dat jij een systeem of pakket vindt dat voor jou past en voor jou werkt. Uiteindelijk werkt het met de administratie net zoals met het huishouden; als je het goed bijhoudt is het helemaal niet zoveel werk. Zoek daarom een laagdrempelig systeem waarin je dagelijks je bonnetjes en facturen bij kan houden.

Waar let je specifiek op?

Als mensen jouw administratie doornemen, dan moeten ze in ieder geval duidelijkheid kunnen krijgen over de volgende zaken:

• Inkomende en uitgaande facturen.
• Transactieoverzichten van de bankrekeningen.
• Kasadministratie en wat er met contant geld gebeurt.
• Contracten en correspondentie met partners.
• Urenverantwoording.
• Reisadministratie voor auto en openbaar vervoer.
• Belastingen (BTW en inkomsten).
• Gesloten modelovereenkomsten
• Bedrijfscorrespondentie zoals offertes, afspraken, etc.

Uiteindelijk draait het erom dat de belastingdienst kan weten wat er aan geldstromen in en uit de onderneming gaat en onder welke voorwaarden dat gebeurd is. Daarnaast kijkt de belastingdienst naar hoe jij je uren besteedt om te kunnen beoordelen hoe serieus jij met je onderneming bezig bent. Dat heeft onder andere invloed op je zelfstandigenaftrek.

Vraag om hulp als dat nodig is!

Een goede boekhouder is zeker aan te raden. Doordat er iemand meekijkt heb je rust en zekerheid. Daarnaast verdient een goede boekhouder zichzelf vaak terug, omdat hij meedenkt over voordelige regelingen en oplossingen. Je kunt de boekhouder het beste vanaf het begin betrekken bij je administratie, zodat deze tips kan geven over je dit moet inrichten. Daarnaast kan de boekhouder helpen bij het opstellen van de jaarrekening.

Wat gebeurt er als je geen administratie bijhoudt?

Dan weet de belastingdienst niet hoeveel belasting je precies moet betalen en dan gaan ze voor het gemak van het hoogst mogelijke bedrag uit. Ook kan je geen beroep doen op bepaalde regelingen en voordelen. Daarnaast mis je zelf overzicht en heb je kans dat je er nooit achter komt dat iemand jouw factuur bijvoorbeeld niet aan je betaalt. Laten we het er maar op houden dat het een heel slecht plan is om je administratie achterwege te laten.

Interessante links

Ben jij overtuigd van het nut van het bijhouden van een administratie? Kijk dan bijvoorbeeld ook eens op de website van de Kamer van Koophandel. De Belastingdienst heeft zelfs een heel handboek voor ondernemen op hun website geplaatst voor wanneer je je er echt in wilt verdiepen.

Videocollege Cultuur+Ondernemen

Cultuur+Ondernemen heeft voor het ontwikkelprogramma Slagkracht een videocollege opgenomen over dit onderwerp: 'Stoomcursus Financiën'. Bekijk hem hieronder en leer meer over het inrichten van de financiën, bijvoorbeeld over zaken als de balans, projectbegroting en liquiditeitsbegroting.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.