Het maken van een programma

Op deze pagina lees je meer informatie over het samenstellen en organiseren van een goed programma. Er zijn ontzettend veel verschillende soorten initiatieven en projecten dus de programma’s verschillen vaak inhoudelijk enorm. Toch zijn er best wat dingen die nagenoeg ieder programma maken of kraken. Hieronder hebben we die beschreven en we geven er wat tips bij. Sommige onderdelen zijn vooral belangrijk bij evenementen en wat grotere initiatieven of projecten.

Zelf doen of een programmeur inschakelen?

Vraag jezelf eerst af of jij degene bent die het programma gaat samenstellen of dat je iemand vraagt om dat voor je te doen. Soms heb je er zelf namelijk niet de tijd voor of het kan zijn dat je er minder goed in bent (of je vindt bijvoorbeeld alles wel leuk). Er zijn ook specialisten die die dit veel vaker doen en de ervaring en kennis hebben. Zij weten precies wat werkt bij de doelgroep en hoe ze een programma kunnen opbouwen. Daarnaast hebben ze veelal contacten in ‘het wereldje’ en hebben ze achtergrondinformatie over artiesten of prijzen.

Het doel van het programma

Wanneer je een programma bedenkt, houd er dan rekening mee dat het niet alleen bedoeld hoeft te zijn voor vermaak. Je hebt al een visie, neem die als uitgangspunt. Het programma bepaal je aan de hand van de artistieke doelstellingen. Vandaar uit kan je bijvoorbeeld kiezen voor bepaalde artistieke richtingen qua programma. In veel gevallen kan jouw programma nog andere doelen nastreven en eraan bijdragen om tot een succesvol initiatief of project te komen. Zo kan je middels een programma sfeer creëren, de samenwerking tussen partijen (zoals bezoekers en partners) bevorderen, het kan de rode draad van de uitvoering vormen en je kunt het inzetten ter promotie van jezelf of van een sponsor.

Doelgroepen

Eén van de belangrijkste dingen is dat het programma aansluit bij de doelgroepen die je wilt bereiken. Kijk goed naar bijvoorbeeld de leeftijden van de bezoekers die je verwacht maar ook naar de reistijd (kunnen ze nog wel thuiskomen als het programma is afgelopen?). Een ander onderdeel is de toegankelijkheid van het programma, waarbij je rekening houdt met bezoekers die een fysieke, mentale, intellectuele of zintuiglijke beperking beperking hebben. Ook is het enorm belangrijk dat eventuele kosten voor de bezoeker in verhouding staan tot wat ze kunnen verwachten. Verwerk deze informatie in jouw plan van aanpak en in het communicatieplan.

Mogelijke programmaonderdelen

Er zijn veel verschillende soorten programmaonderdelen. De keuze is heel erg afhankelijk van het soort initiatief of project. Je hebt programmaonderdelen die op een bepaald tijdstip plaatsvinden en onderdelen die doorlopend te zien of te horen zijn. Hieronder een lijstje met uiteenlopende dingen die je als programma zou kunnen zien:

• Artiesten zoals muzikanten, dansers, spoken word-artiesten, acteurs.
• Voorstellingen zoals theater, dans, een optreden van een clown.
• Achtergrondmuziek of een dj.
• Een presentator of dagvoorzitter.
• Bepaalde horeca momenten.
• De binnenkomst, het ophangen van de jas en de uitstroom.
• Een kinderprogramma.
• Een tentoonstelling of een videopresentatie.

De opbouw van het programma

Een goed programma heeft balans en houdt bezoekers scherp en aandachtig betrokken. Hieronder hebben we enkele tips op een rijtje gezet waar je aan kunt denken bij de opbouw van het programma.

• Zorg voor een rode draad en samenhang tussen de onderdelen. Vaak gebeurt dit door middel van een thema of een onderwerp dat centraal staat.
• Zet het hele programma in een chronologische volgorde of in een zogeheten timetable. Denk niet alleen aan optredens maar neem ook bijvoorbeeld de inloop van mensen mee, de tijd die men neemt voor een kop koffie vooraf, de tijd bij de garderobe en de uitstroom van het publiek op het einde. Zo creëer je overzicht voor jezelf en je kunt dit communiceren aan het publiek.
• Bepaal wat het hoofdprogramma is. In het geval van optredens kan dit de meest bekende artiest zijn en bij de lancering van een boek kan dit de signeersessie zijn. Zorg dat het hoogtepunt niet aan het begin is want dan is de kans dat mensen meteen daarna weggaan een stuk groter.
• Kijk of je een rand- of voorprogramma kunt creëren want daarmee kan je bezoekers langer op de locatie houden. Dat kan een extra artiest zijn of iets anders dat op een bepaald tijdstip plaatsvindt. Je kunt ook denken aan iets dat doorlopend te bekijken is zoals een wand met foto’s of een videofilm die doorlopend wordt herhaald.
• Schat de lengte van het totale programma goed in. Vaak hebben bezoekers nog andere plannen of ze moeten om praktische redenen weten hoe laat het is afgelopen. Wanneer je uitloop krijgt kan dat tot onvrede leiden en in sommige gevallen ook tot andere uitdagingen. Zo kan het zijn dat je volgens de vergunning op een bepaald tijdstip moet stoppen.
• Houd rekening met anderen zoals omwonenden bij het maken van een programma. Zij kunnen (op bepaalde tijdstippen) geluidsoverlast ervaren. Ook kan je proberen te voorkomen dat iedere bezoeker tegelijkertijd komt, bijvoorbeeld door een lange inloop in te bouwen.

De locatie en de veiligheid

Je kunt een superleuk programma bedacht hebben maar het is wel belangrijk dat jouw programma past bij die locatie. Het kan ook zijn dat jouw programma in praktisch opzicht niet past bij de locatie, omdat je bijvoorbeeld een diner hebt verwerkt in het programma terwijl er geen keukenfaciliteiten zijn. Ook moet het geluidsniveau passen bij de plek en de omgeving. Denk daarbij ook aan de veiligheid rondom het programma. Werken met vuurwerk bijvoorbeeld is supergaaf maar het brengt ook risico’s met zich mee. Hetzelfde geldt voor de hoeveelheid bezoekers die erop komen op een bepaald moment. De sfeer die omgeving oproept kan ook heel bepalend zijn voor hoe je programma wordt ervaren. Hier kan je echter ook mee experimenteren en verrassend uit de hoek komen.

Het boeken van artiesten

Er zijn veel verschillende soorten artiesten. Denk bijvoorbeeld aan muzikanten, levende standbeelden, een clown, een gastspreker en een presentator. Soms kan je artiesten gemakkelijk boeken door rechtstreeks met henzelf afspraken te maken. Echter, veel artiesten zijn aangesloten bij een boekingskantoor of impresario. Die nemen een artiest veel zaken uit handen zoals promotie en boekingen. Daar krijgen ze een bedrag voor, dat aan jou in rekening wordt gebracht. Over de hoogte van de gage (het bedrag dat de artiest ontvangt) is vaak te onderhandelen. Veel van deze bedrijven hebben meerdere artiesten in hun bestand en kunnen je ook adviseren wanneer een beoogde artiest op een bepaalde datum niet kan.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.