Het maken van een projectplanning

Bij het realiseren van een initiatief of een project is het altijd aan te raden om een planning te maken. Dit helpt enorm bij het creëren van overzicht want vaak komen er aardig wat dingen bij de realisatie van een concept kijken. Een planning is wat anders dan een draaiboek want het omvat een veel langer tijdsbestek dan alleen de uitvoering van jouw initiatief of project. Er zijn meerdere manieren om een planning te maken en het is aan te raden om jouw eigen weg hierin te vinden. Op deze pagina hebben we informatie beschreven die je er zeker bij kan helpen.

Wat is zo belangrijk aan plannen?

Plannen is belangrijk omdat het zorgt voor overzicht. Je hebt overzicht nodig opdat je op ieder moment weet waar je mee bezig bent en wat de stand van zaken is. Daarnaast werk je vaak met een heel team en is het van belang dat iedereen weet waar in het proces ze zijn en wat er moet gebeuren. Ook zijn er vaak externe partijen afhankelijk van wat je aan het doen bent, een planning helpt om hen up to date te houden van de voortgang. Bovendien is het netjes en gebruikelijk om op tijd te leveren wat je beloofd hebt. Sommige mensen gebruiken gele briefjes op hun bureau, anderen doen het uit hun hoofd en weer anderen gebruiken een agenda of een app. Zeker wanneer het initiatief of project een langere looptijd heeft, of er veel taken bij komen kijken, is het handig om een echte planning te maken.

Welke onderdelen bevat een planning?

Een planning is een overzicht van alle taken die bij de realisatie van jouw initiatief of project komen kijken. Deze taken staan in een chronologische volgorde vermeld. Je kunt een planning zo uitgebreid maken als dat je zelf wilt. In sommige gevallen maak je er meerdere. Dan vermeld je in een overzicht de globale de hoofdzaken en de belangrijkste momenten. Daarna maak je aparte planningen voor subonderdelen. De planning heeft over het algemeen betrekking op het hele traject. Dat begint bij het bedenken van het initiatief of project tot en met de evaluatie en de financiële afronding na afloop. Sommige mensen verwarren het met een draaiboek maar dat document heeft vooral betrekking op de daadwerkelijke uitvoering of de productie.

Deadlines

Dit zijn de belangrijkste momenten waarop iets af moet zijn. Neem die deadlines bij voorkeur in een andere kleur op of zorg dat het op een andere manier duidelijk is wanneer gestelde deadlines zijn.

Go of no go

Deze term kom je als het goed is regelmatig tegen. Zorg dat je de ontwikkeling van jouw initiatief in een aantal fases zet en bouw na elke fase een go / no go moment in. Dat is het moment waarop je besluit om door te gaan of te stoppen. Dat hoeft beide niet definitief te zijn. Je kunt ook zaken aanpassen waardoor je alsnog een stap verder kunt gaan. Go of no go momenten kunnen bijvoorbeeld de momenten zijn waarop helder is hoeveel subsidie er is binnen gekomen; bij te weinig subsidiegelden kan een project soms niet doorgaan. Uitslagen voor vergunningen voor een bepaalde locatie of een verlengde openingstijd kunnen ook een go/no go moment bepalen.

Bijsturen van de planning

Een planning is eigenlijk nooit helemaal af. Je zult er regelmatig naar kijken en waar nodig de planning aanpassen. Dat komt omdat dingen veranderen. Het is aan te raden om af en toe nieuwe versies op te slaan zodat je altijd kunt terugkijken hoe iets zich ontwikkeld heeft. De laatste versie kan je dan als basis gebruiken voor een volgend initiatief of project.

Voor wie maak je een planning?

In eerste instantie voor jezelf. Een planning is jouw rode draad voor het hele traject dat betrekking heeft op de realisatie van jouw initiatief of project. Je kunt zo te allen tijden kijken of je nog op schema ligt of dat je ergens iets moet bijsturen. Jouw planning gebruik je ook om medewerkers en vrijwilligers inzicht te geven in hetgeen er moet gebeuren. Ook is de kans groot dat er bij de aanvraag van een subsidie of fonds gevraagd wordt om een planning in te sturen.

Voor- en nadelen bij het maken van een planning

Het maken van een planning biedt voordelen omdat het je inzicht geeft in wat je allemaal aan het doen bent. Daarmee is het een rode draad en een steuntje in de rug. Je kunt door goed gebruik van de planning bijsturen wanneer dat nodig is en ingrijpen wanneer andere betrokkenen achterlopen. Het is tevens een goed gespreksdocument bij vergaderingen met een team of partners. Sommige mensen vinden plannen lastig omdat het maken en het monitoren ervan tijd kost. We adviseren om je daar overheen te zetten want het kan je uiteindelijk juist tijd besparen omdat je op tijd kunt bijsturen. Ook kan het moeilijk zijn om een planning te maken wanneer je heel veel onderwerpen tegenkomt. Probeer er dan een meerdere planningen van te maken. Daarbij scheid je de hoofdzaken en ga je in specifieke planningen (bijvoorbeeld voor de communicatie) in op de diepere materie.

Wat vermeld je in de planning?

In een planning vermeld je zoveel mogelijk taken en werkzaamheden die je zult verrichten bij de realisatie van jouw initiatief of project. Dat koppel je aan tijd. Bij een lange aanloop is het handig om het eerst in weken in te delen en later over te gaan op dagen. In de meeste gevallen komen er meer taken bij naarmate de uitvoering dichterbij komt. In de planning neem je meestal ook de namen van de (deel-) verantwoordelijken op. Daarnaast is het goed om ruimte voor opmerkingen in te passen. Geef heel duidelijk aan wat de deadlines zijn en welke go of no go momenten er zijn.

Hoe maak je een planning?

De meeste mensen maken een planning in Excel of een soortgelijke programma. Je kunt ook gebruikmaken van Word of iets dat daar op lijkt. Dan je bijvoorbeeld gebruik maken van de tabelfunctie om het overzichtelijk te houden. Er zijn ook meerdere soorten software en verschillende apps die je kunt downloaden om de planning te maken en bij te houden. We hebben een website gevonden waar een aantal bekendere apps op vermeld staan.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.