Het draaiboek

Wanneer je een initiatief of project gaat uitvoeren dan kan een draaiboek een handige uitkomst zijn. Het is niet wettelijk verplicht om een draaiboek te maken en je hebt dit document ook niet bij alle initiatieven of projecten nodig. In veel gevallen is het echter een handig hulpmiddel om niet alles uit jouw hoofd te hoeven doen tijdens de uitvoering. Daarnaast dient een draaiboek veelal ook als informatiedocument voor leveranciers, medewerkers en partners.

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is een document dat je kunt gebruiken in de uitvoering van een initiatief of project, zoals een evenement, een voorstelling of een andere activiteit. Sommige mensen verwarren het draaiboek met een planning, terwijl die laatste betrekking heeft op de gehele looptijd van jouw initiatief of project. Een draaiboek gebruik je eigenlijk voor de periode van een productie of een evenement. In jouw draaiboek vermeld je alle dingen die je nodig hebt op de locatie, zoals tijden en namen en nummers.

Soorten draaiboeken

Iedereen maakt een draaiboek op zijn of haar eigen manier. Dat kan ook want er zijn geen wettelijke richtlijnen voor een draaiboek. Probeer dat in jouw eigen ontwikkeling ook mee te nemen en werk jouw eigen draaiboek gedurende meerdere initiatieven en projecten uit. Neem daarin de feedback van anderen mee. Uiteindelijk werken anderen met jouw draaiboek en voor hen moet het handig in gebruik zijn en de juiste informatie bevatten. Stel dat je onverhoopt niet aanwezig kunt zijn bij de uitvoer, dan zou een ander precies moeten kunnen aflezen wat er moet gebeuren. Sommige mensen maken vooral een planning voor de op- en afbouw. In andere draaiboeken vind je ook veel achtergrondinformatie en gegevens van betrokken partijen zoals leveranciers. Daarnaast wordt in sommige gevallen ook een apart showdraaiboek gemaakt. Hierin staan alle specifieke gegevens die te maken hebben met de techniek en de tijdschema’s van alle onderdelen van de show.

Wat is de inhoud van een draaiboek?

Omdat er dus veel verschillende soorten draaiboeken zijn, verschilt de inhoud van het document ook regelmatig. Soms is het namelijk niet noodzakelijk om bepaalde informatie op te nemen. Toch zijn er wel enkele dingen die regelmatig terugkomen in een draaiboek:

• Contactgegevens van de organisatie en / of de productieleider.
• Specifieke afspraken en voorschriften.
• Contactgegevens van leveranciers, de locatie en andere partners.
• De tijden van de opbouw en de afbouw.
• De tijden van de opening en sluiting van het programma.
• Eventuele specifieke onderdelen binnen het programma.
• Taken die moeten worden uitgevoerd.
• De namen van de verantwoordelijkheden per taak.
• Deadlines per taak.
• Specifieke locaties per taak.
• Opmerkingen per taak.
  

Bijlagen

Aan een draaiboek kan je bijlagen toevoegen zodat het werkelijke document niet al te dik wordt. Deze bijlagen kan je ook separaat gebruiken of versturen. Hieronder staan enkele voorbeelden van bijlagen. Sommigen zijn vooral bedoeld voor festivals of evenementen:

• Het personeelsrooster
• Een overzicht van de hospitality rider
• Plattegronden van het terrein of de locatie.
• Een veiligheidsplan.
• Een verkeersplan.
  

Hoe maak je een draaiboek?

De manier waarop je een draaiboek maakt hangt sterk af van het soort draaiboek dat je wilt gebruiken. Over het algemeen maak je een op- en afbouwplanning in Excel of een soortgelijk programma. Voor tekstuele content kan je het beste Word of een soortgelijk programma gebruiken. Eén en ander is natuurlijk ook te combineren. Het is aan te raden om een pdf te maken van het definitieve draaiboek, zeker wanneer je dit verstuurt aan derden. Zo weet je zeker dat niemand aanpassingen maakt waar je niet van op de hoogte bent.

Voorbeelden van een draaiboek

Iedereen maakt zijn draaiboek op zijn eigen manier. We hebben op deze website twee voorbeelden voor je klaar staan, die je naar eigen inzicht kunt aanpassen en invullen. De basis voor deze draaiboeken is de evenementensector in de breedste zin van het woord.

Voorbeeld van een op- en afbouwplanning

Dit is een document dat je kunt gebruiken als invulplan. Het is een bestand in Excel waar je de tijden van de taken tijdens de op- en afbouw in kunt vermelden. Daarnaast is er ruimte om verantwoordelijkheden toe te wijzen alsmede opmerkingen. Voeg hier ook gerust belangrijke tijden aangaande de show toe. Klik hier om het document te downloaden.

Voorbeeld van een uitgebreid draaiboek

Dit document is in de basis ontstaan op grote, landelijke festivals. Het is wat meer dan alleen een planning van de op- en afbouw al zijn er een handige tijdschema’s in verwerkt. Je kunt ook informatie toevoegen over algemene zaken en voorschriften en er is ruimte voor de contactgegevens van leveranciers en andere betrokkenen. Je kunt het als invuldocument gebruiken en naar eigen inzicht aanpassen en aanvullen. Klik hier om het document te downloaden.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.