Het schrijven van een sponsorvoorstel

Voor veel culturele projecten is sponsoring een belangrijke bron van financiering. Bedrijven kunnen niet alleen financieel bijdragen, maar ook met materialen, expertise of hun netwerk. Maar hoe zorg je dat jouw initiatief de aandacht trekt van een potentiële sponsor? Een goed opgesteld sponsorvoorstel is vaak de sleutel. Op deze pagina lees je waar je op moet letten en hoe je een voorstel schrijft dat overtuigt.

Wat is een sponsorvoorstel?

Een sponsorvoorstel is een document waarin je jouw initiatief presenteert aan een bedrijf met de vraag om ondersteuning. Het bevat alle informatie die nodig is om te beoordelen of ze in jou willen investeren. Vaak krijg je in een eerste gesprek te horen: “Stuur het maar even op de mail.” Bedrijven hebben immers weinig tijd en bespreken zulke verzoeken meestal intern. Een helder en aantrekkelijk voorstel vergroot de kans dat je de aandacht vasthoudt.

Kort, creatief en verzorgd

Een sponsorvoorstel kan de vorm hebben van een e-mail, een beknopte flyer van één pagina of een uitgebreider document. Welke vorm je ook kiest: zorg dat het er professioneel uitziet en foutloos geschreven is. De uitstraling van je voorstel zegt veel over jou en je project. Een creatieve vormgeving kan je bovendien helpen om je te onderscheiden van anderen.

Wat staat er in een sponsorvoorstel?

Er zijn geen vaste regels, maar er zijn wel onderdelen die vrijwel altijd terugkomen. Denk aan:

• Algemene gegevens – Vermeld je contactgegevens en eventuele links naar je website of sociale media.
• Voorwoord – De eerste alinea is je kans om te prikkelen. Schrijf kort en enthousiast waarom jouw project de moeite waard is.
• Het initiatief of project – Beschrijf duidelijk wat je gaat doen. Jij kent alle details, maar de lezer niet. Laat je tekst daarom desnoods nalezen door iemand buiten je project om te checken of het begrijpelijk is.
• Jouw organisatie – Vertel wie je bent en wie erbij betrokken zijn. Laat zien dat je professioneel te werk gaat en dat je project realistisch is.
• Doelgroep(en) – Bedrijven willen weten wie ze via jouw project bereiken. Beschrijf je publiek zo concreet mogelijk: aantallen, leeftijd, interesses en hoe je ze gaat bereiken.
• Wat je van de sponsor verwacht – Wees duidelijk over je vraag: gaat het om geld, materialen of bijvoorbeeld expertise? Laat ook ruimte voor eigen ideeën van de sponsor.
• Wat de sponsor terugkrijgt – Bedenk creatieve tegenprestaties. Denk aan zichtbaarheid in communicatie, een VIP-avond of een netwerkbijeenkomst. Je kunt pakketten maken, oplopend in bedrag en tegenprestatie, maar bied ook flexibiliteit voor maatwerk.

ANBI-status en fiscale voordelen

Ben je als culturele organisatie aangemerkt als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling), dan is dat zeker het vermelden waard. Dit kan fiscale voordelen opleveren voor het bedrijf en maakt sponsoring vaak aantrekkelijker.

Schrijfstijl en toon

Een sponsorvoorstel is geen beleidsplan, maar een overtuigend verhaal. Houd de toon zakelijk, maar enthousiast. Bedrijven willen voelen dat je passie hebt voor je project én dat je serieus te werk gaat. Houd de tekst kort, helder en overzichtelijk. Een goed sponsorvoorstel is meer dan een opsomming van feiten. Denk aan de volgende aandachtspunten:

• Zorg voor maatwerk. Verdiep je in het bedrijf en laat zien waarom jouw project bij hun waarden past.
• Wees concreet. Vermijd vage termen en geef duidelijke cijfers, doelen en voorbeelden.
• Visualiseer. Gebruik foto’s, mock-ups of een korte video om je verhaal levendiger te maken.
• Wees eerlijk. Als iets nog niet rond is, geef dat ook aan. Transparantie wekt vertrouwen.
• Sluit af met een uitnodiging. Nodig de sponsor uit voor een gesprek of een bezoek aan je project.

Meer informatie

Op deze website hebben we nog meer geschreven over sponsoring en we hebben een aantal tips aangaande sponsoring op een rijtje gezet. Via deze link kan je een document downloaden dat dient als voorbeeld voor het schrijven van een sponsorvoorstel.