Tips bij het werven van sponsors

Wanneer we over sponsoring praten dan gaat het over een bijdrage vanuit het bedrijfsleven. Een sponsor geeft jou geld of middelen voor jouw initiatief of project en verwacht daar in de meeste gevallen een tegenprestatie voor. In dit artikel hebben we een aantal tips op een rijtje gezet waarmee het een stuk gemakkelijker wordt om sponsors te werven.

Ga voor een langdurige sponsorrelatie

De belangrijkste tip is dat je altijd in zou moeten zetten op een (langdurige) relatie met jouw sponsor. Denk niet alleen aan het snel binnenhalen van geld of materialen maar zie een sponsor als een partner. Met name in de cultuursector is de gunfactor enorm belangrijk. Die krijg je alleen wanneer je op een sociale manier een band hebt met een bedrijf. Ook daar werken mensen die veel op gevoel doen. De samenwerking met een bedrijf hoeft ook niet te stoppen na het initiatief of het project. Als een bedrijf niets meer van je hoort dan zullen ze geneigd zijn om een volgende keer niet meer te sponsoren wanneer je bij een volgend initiatief of project weer aanklopt. Bedank het bedrijf op zijn minst of nodig ze uit en koppel de resultaten terug.

Zoek een bedrijf dat bij je past

Het is heel belangrijk dat je niet zomaar lukraak bedrijven benadert met de vraag of ze je willen sponsoren. Kijk altijd of het bedrijf past bij jou en jouw manier van werken en kijk ook altijd of het past bij het soort initiatief of project dat je initieert. Wanneer je daar geen rekening mee houdt zul je zien dat je veel meer tijd kwijt bent aan het benaderen van sponsors en de resultaten zullen tegenvallen. Dat kan leiden tot ontevredenheid bij een sponsor waardoor je die de volgende keer niet meer hoeft te benaderen. Ook kan het zijn dat het publiek niet goed begrijpt wat de samenhang is en dat kan tot onduidelijkheid leiden.

Kijk waar de gemeenschappelijke belangen liggen

Om een potentiële sponsor te overtuigen is het goed om te benadrukken dat jullie gezamenlijke belangen hebben. Dit kan te maken hebben met de inhoud van jouw initiatief of project. Sommige bedrijven vinden het belangrijk om bepaalde artistieke stromingen te ondersteunen. Het kan ook zijn dat ze een belang zien voor de gemeente of regio waarin je opereert. In de meeste gevallen zal een bedrijf vooral kijken naar overeenkomsten in de (gewenste) doelgroepen zodat ze via jouw initiatief of project hun bereik kunnen vergroten.

Benader de juiste persoon

Wanneer je lukraak een sponsor benadert via de info@... mail van het bedrijf dan is de kans aanwezig dat jouw vraag verdwijnt in een grote massa van mails. Probeer van te voren uit te zoeken wie degene is die jouw vraag beoordeelt. Bij kleine bedrijven is dit vaak de eigenaar zelf maar bij grotere bedrijven kom je al gauw uit bij een marketingafdeling. Dat komt omdat bedrijven sponsoring vooral zien als een vorm van communicatie. Probeer via de website van het bedrijf te achterhalen wie je moet hebben of bel van te voren even met het bedrijf. Hoe persoonlijker je iemand benadert, hoe gemakkelijker het is om uit te leggen wat je wilt.

Zorg voor een goede timing

Veel bedrijven bepalen op slechts enkele momenten in het jaar of ze geld of middelen beschikbaar kunnen stellen voor sponsoring. Zeker bij grotere bedrijven is er sprake van een marketingbudget. Dat wordt vaak voorafgaand aan het nieuwe boekjaar bepaald. Aangezien er een kans is dat je niet de enige bent die een sponsorbijdrage vraagt, is het aan te raden om er op tijd bij te zijn. In algemeenheid is de periode van september tot november wenselijk. Als blijkt dat je bij een bepaald bedrijf al te laat bent, vraag dan gerust aan ze wanneer je ze het beste kunt benaderen bij een volgende poging.

Denk goed na over wat je vraagt

Sommige bedrijven vinden het prettig om je te sponsoren in de vorm van geld en andere bedrijven vinden het gemakkelijker of fijner om middelen beschikbaar te stellen. Dit kunnen bijvoorbeeld faciliteiten of grondstoffen zijn of ze steken tijd in jouw initiatief of project vanuit hun eigen expertise, maar brengen dit dan niet of tegen gereduceerd tarief in rekening. Kijk goed wat je nodig hebt want vaak ben je meer gebaat bij de sponsoring in natura.

Wees creatief

Houd er rekening mee dat sommige bedrijven vaker worden benaderd door jouw collega’s of concurrenten. Probeer je te onderscheiden ten opzichte van anderen. Dat kan doordat jouw sponsorvoorstel heel goed in elkaar steekt en opvalt tussen de andere aanvragen. Ook de manier waarop je het bedrijf benadert kan invloed hebben; een mail kan verdwijnen in de massa dus je zou er ook voor kunnen kiezen om langs te gaan (al dan niet na het maken van een afspraak) of bijvoorbeeld een videoboodschap op te sturen via de sociale media. Ook kan je meer succes krijgen door creatieve tegenprestaties te bedenken in plaats van je puur te richten op het plaatsen van een logo op een website of zo.

Maak gebruik van de communicatiekanalen van jouw sponsor

Besef dat jouw sponsor altijd bijdraagt omdat ze in jouw initiatief of project geloven en omdat het bijdraagt aan hun doelstellingen en beleid. Dat willen ze dan ook maar wat graag aan hun eigen achterban laten zien. En dat is weer een perfecte manier om bij te dragen aan de communicatie rondom jouw initiatief of project. Maak daar zoveel mogelijk gebruik van en wijs de sponsor daar ook gerust op. Het is handig als jij ze zelf voorziet van bijvoorbeeld een leuke tekst over datgene dat je aan het doen bent. Neem deze samenwerkingen ook op in jouw communicatieplan omdat het kan bijdragen bij de beoordeling van de aanvraag van een subsidie of fonds.

Communiceer het resultaat

Uiteindelijk zal een bedrijf jou alleen sponsoren wanneer ze daarmee hun eigen doelen behalen. In veel gevallen zullen zij jou na afloop vragen om informatie waarmee ze kunnen beoordelen of dat gelukt is. Wees ze voor door dit proactief te communiceren. Je kunt bijvoorbeeld een knipselkrant sturen aan het bedrijf waarin je alle uitingen waarin zij terugkomen opneemt. Geef aan wat het bereik is geweest per uiting. Dat kan het aantal posters zijn en de plekken waar die verspreid zijn, het aantal vertoningen van een bericht via de sociale media of het aantal bezoekers dat jouw website bezocht hebben. Wees daarin eerlijk en overdrijf het niet. De kans dat het bedrijf zelf inzichten heeft (door het aantal doorkliks naar hun eigen website te bekijken bijvoorbeeld) is heel groot en anders komt het op een andere manier wel uit. Dat maakt jou onbetrouwbaar en de relatie met het bedrijf zal dan ook snel stoppen. Bovendien praat het zich als snel rond.

Houd rekening met de regelgeving

Sponsoring heeft vaak te maken met het plaatsen van reclame-uitingen rondom jouw initiatief of project. Het komt niet zo heel vaak voor, maar het kan zijn dat je te maken krijgt met regels vanuit de Stichting Reclame Code. Daarnaast kunnen er speciale regels zijn rondom de btw, ook wanneer je zelf niet btw-plichtig bent. Tenslotte kan sponsoring voor een bedrijf ook belastingvoordelen opleveren, zeker wanneer je de ANBI-status hebt. Hier kan de Belastingdienst je alles over vertellen.


Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.