Het schrijven van een sponsorvoorstel

Voor het financieren van jouw initiatief of project kan je in veel gevallen een beroep doen op sponsors. Geld werven vanuit het bedrijfsleven kan op meerdere manieren. Het is heel erg afhankelijk van jouw initiatief of project, van de plaats waar het zich afspeelt, de doelgroepen op wie je jezelf richt en het publieksbereik. Ook moet de sponsor wel echt bij project passen want anders kan het onbegrijpelijk worden voor de doelgroep. Er zijn mensen die heel goed zijn in het werven van sponsors, de zogeheten fondsenwervers. Je kunt het echter ook zelf doen. Op deze pagina lees je hoe je een sponsorvoorstel schrijft.

Wat is een sponsorvoorstel?

In dit verband spreken we over een sponsorvoorstel als een document dat je toe kunt zenden aan potentiële sponsors. Hierin staat alles beschreven dat de sponsor moet weten om jouw voorstel te kunnen beoordelen. Je zult bij het werven van sponsors namelijk regelmatig het verzoek krijgen om ‘het even op de mail te zetten’ omdat een bedrijf vooral bezig is met zijn bedrijfsactiviteiten en niet de hele dag tijd heeft om jou te woord te staan. Daarnaast is de kans groot dat ze het even willen laten bezinken of het intern moeten bespreken.

Wat is de vorm van het sponsorvoorstel?

De vorm van het sponsorvoorstel kan heel erg verschillen. Soms volstaat het om een mail te sturen met daarin jouw voorstel. Echter, het gaat vaak om best veel informatie en bovendien wil je ook wel een beetje creatief voor de dag komen om op te vallen ten opzichte van andere initiatieven. Soms is het hele verhaal te vangen op één pagina, die je bij voorkeur mooi hebt vormgegeven. Echter, je kunt er ook voor kiezen om een wat uitgebreider document te maken waarin je alle informatie opneemt. Zorg er altijd voor dat je het goed controleert op spelling en wees creatief in de uitstraling van het document. Dit zegt namelijk heel veel over de sfeer en de aard van jouw initiatief of project. Daar zijn bedrijven gevoelig voor en het is een belangrijke manier om je te onderscheiden van anderen.

Wat staat er allemaal in een sponsorvoorstel?

Er zijn geen wettelijke regels aangaande de inhoud van een sponsorvoorstel. Echter, een bedrijf heeft wel bepaalde informatie nodig om te kunnen beoordelen of jouw initiatief of project in aanmerking komt voor een bijdrage. Tenslotte kunnen ze niet eindeloos blijven sponsoren en er zullen keuzes gemaakt moeten worden. Volg jouw eigen gevoel altijd maar houd er rekening mee dat de volgende onderdelen eigenlijk altijd wel terug zullen moeten komen, in meer of mindere mate:

Algemene gegevens

Vermeld altijd jouw contactgegevens en linkjes naar digitale communicatiemiddelen als deze al bestaan.

Voorwoord

Het voorwoord is vaak het eerste dat door een potentiële sponsor gelezen wordt. Grijp deze kans aan om het bedrijf te interesseren en te overtuigen dat ze dit document echt verder moeten lezen.

Jouw initiatief of project

Natuurlijk moet het bedrijf passen bij jouw initiatief of project of ze moeten er om een andere reden het belang van inzien. Omschrijf dit daarom altijd zo duidelijk mogelijk. Bedenk dat jij er alles van weet en het bedrijf niet, dus misschien is het wel handig om het even te laten lezen door iemand in jouw kennissenkring, zodat je kunt bepalen of het begrijpelijk is.

Jouw organisatie

Beschrijf ook wie je bent en wie erbij betrokken zijn. Laat zien dat je niet zomaar iemand met een hobby bent maar dat je er echt verstand van hebt en jouw initiatief of project op een professionele manier wilt realiseren. Dan zal een bedrijf er sneller vertrouwen in hebben.

Jouw doelgroep(en)

Een bedrijf wilt altijd weten welke doelgroepen je wilt bereiken met jouw initiatief of project. Wanneer dit niet overeenkomt met hun eigen (potentiële) doelgroepen dan heeft het bedrijf er wellicht niets aan en de kans dat ze jou sponsoren alleen maar omdat ze je een leuk persoon vinden is niet zo heel groot, uitzonderingen daargelaten. Omschrijf deze zo duidelijk mogelijk, geef aan hoe groot die doelgroepen zijn en vertel op welke manieren je ze gaat bereiken middels de communicatie.

Wat je verwacht van de sponsor

Beschrijf duidelijk wat je verwacht te ontvangen van de sponsor. Heb je geld dat je vrij kunt besteden nodig of kan je ook uit de voeten met hulp in materiële zin? Geef daarbij ook altijd de ruimte aan het bedrijf om zelf met voorstellen te komen.

Wat de sponsor van jou kan verwachten

In nagenoeg alle gevallen zal een sponsor een tegenprestatie verwachten voor de hulp die hij jou biedt. Zorg dat je dit duidelijk vermeldt in jouw sponsorvoorstel. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om meerdere pakketten aan te bieden waarbij de tegenprestaties zijn gekoppeld aan een bedrag. Dat heeft vaak met communicatie te maken, dus manieren waarop het bedrijf onder de aandacht kan komen van bepaalde doelgroepen. Probeer hierin te variëren en biedt ook altijd de mogelijkheid aan om zelf met een voorstel te komen, dan wel in gesprek te gaan.

ANBI-status

Een algemeen nut beogende instelling (ANBI) is een instelling met bepaalde belastingvoordelen in Nederland. Sinds 2012 kan een culturele organisatie door de Nederlandse Staat als ANBI worden aangemerkt. Dit heeft zowel voor die organisatie fiscale voordelen als voor de Nederlandse belastingbetaler die een gift (bijvoorbeeld een schenking) doet aan die organisatie.

Meer informatie

Op deze website hebben we nog meer geschreven over sponsoring en we hebben een aantal tips aangaande sponsoring op een rijtje gezet. Via deze link kan je een document downloaden dat dient als voorbeeld voor het schrijven van een sponsorvoorstel.


Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.