Verbindend onderhandelen: vergroot de taart voordat je deze verdeelt

Onderhandelen hoeft geen strijd te zijn. Met de methode van verbindend onderhandelen – ontwikkeld aan Harvard – leer je stevig staan voor je belangen, zonder de relatie te verliezen. In dit artikel delen strategisch adviseur Winfred Voordendag en manager in het kunstvakonderwijs Bart Kusters hun inzichten over hoe culturele professionals met meer rust, helderheid en samenwerking tot betere afspraken komen.

Door strategisch adviseur Winfred Voordendag en manager in het kunstvakonderwijs Bart Kusters.

Maar al te vaak zie je bij onderhandelingen dat de sterkste partij de voorwaarden dicteert. Op de korte termijn werkt dit misschien, maar het draagt niet bij aan een duurzame relatie en de kans wordt gemist om samen waarde te creëren.

Onderhandelen doe je niet alleen om een betere deal te krijgen, maar ook om relaties te behouden en waar mogelijk te versterken. Zeker in de culturele sector, waar belangen, idealen en beperkte middelen vaak botsen, kan de manier waarop je het gesprek voert het verschil maken tussen samenwerking en verwijdering. Verbindend onderhandelen, gebaseerd op het Harvard Negotiation Project, een ambitieus onderzoeksproject van de Universiteit van Harvard, met als doel theorie en praktijk van onderhandeling en conflictbeheersing te verbeteren, biedt hiervoor een praktisch en bewezen kader.

Stel je voor: je bent een jonge theatermaker, net afgestudeerd. Je hebt een prachtige locatievoorstelling ontwikkeld, maar de gemeente moet bezuinigen en wil je subsidie met 30% korten. Je zit tegenover een ambtenaar en de directeur van het cultuurhuis. Je weet dat de première al gepland staat, het artistieke team klaarstaat – en het geld nog lang niet rond is. Er hangt spanning in de lucht. Je voelt: nu moet ik echt onderhandelen. Maar hoe doe je dat zonder de relatie te beschadigen én toch je doel te bereiken?

Dit is een uitdaging. Het is niet genoeg om alleen je standpunt krachtig te verdedigen. Je moet zoeken naar een oplossing waarbij jouw belangen én die van de ander overeind blijven. Dat is het terrein van verbindend onderhandelen, een aanpak die wereldwijd bekend is geworden door het Harvard Negotiation Project.

De kern van verbindend onderhandelen

Verbindend onderhandelen is gebaseerd op het idee dat je stevig kunt opkomen voor je eigen belangen, terwijl je ook de belangen van de ander serieus neemt. Het is géén ‘soft’ compromis en ook geen ‘hard’ afdwingen. Het doel: samen zoeken naar creatieve oplossingen waarin beide partijen winnen.

We kunnen het proces in vijf stappen verdelen.

1. Scheid de mensen van het probleem

Conflicten worden vaak persoonlijk gemaakt: “Die ambtenaar begrijpt mijn project niet.” Maar zodra de ander een tegenstander wordt, blokkeert de creativiteit. Respecteer de ander in diens rol en maak ook duidelijk dat jij vanuit jouw rol (en de daarmee samenhangende verantwoordelijkheid) opereert. Erken emoties, toon begrip voor perspectieven, en zorg dat je een werkbare sfeer creëert. Pas als de persoonlijke spanning daalt, kun je het probleem zelf helder aanpakken.

👉 Vraag niet “Waarom bent u tegen mijn voorstelling?”, maar “Welke zorgen heeft u over de uitvoering van deze voorstelling?” – zo blijft de relatie intact.

2. Focus op belangen, niet op posities

Een positie is wat iemand zegt te willen (“Het budget moet omlaag”), terwijl belangen gaan over waarom iemand dat wil ( “We moeten budget spreiden over meer initiatieven”). Als je de achterliggende belangen van beide kanten op tafel krijgt, ontstaan nieuwe oplossingsrichtingen.

👉 Jouw positie is “Ik wil 50.000 euro”, je belang is “Ik heb voldoende middelen nodig om kwaliteit en veiligheid te waarborgen.” Het belang van de ander kan zijn “We moeten verantwoording afleggen over gelijke behandeling.” Spreken vanuit belangen in plaats van posities kan de speelruimte vergroten.

3. Bedenk opties voor wederzijds voordeel

Veel onderhandelingen verzanden in het uitruilen van vaste bedragen of strakke eisen. Brainstorm eerst samen over zoveel mogelijk opties, zonder meteen te oordelen. Zo ontstaan creatieve combinaties. We noemen deze stap ook wel: de taart vergroten voordat je deze verdeelt.

👉 De gemeente kan niet meer geld geven, maar kan wel zorgen voor gratis gebruik van faciliteiten, technische ondersteuning of promotie.

4. Gebruik waar mogelijk objectieve criteria

Wanneer standpunten botsen, kan een neutrale standaard helpen. Denk aan marktprijzen, vaknormen, juridische richtlijnen of eerdere vergelijkbare afspraken. Objectieve criteria geven legitimiteit aan je voorstel en halen de discussie uit het persoonlijke vlak.

👉 Verdiep je vooraf in de richtlijnen voor gemeentelijke subsidies en andere documenten waarin het gemeentelijke subsidiebeleid wordt gecommuniceerd.

5. Ken je BATNA

Je BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) is je beste alternatief als je er samen niet uitkomt. Het kennen van je BATNA geeft rust en zelfvertrouwen, omdat je weet wat je plan B is. Hoe sterker je BATNA, hoe krachtiger je onderhandelingspositie.

👉 Je wil 50.000,- euro maar hebt al berekend dat het met enkele ingrepen voor 40.000,- euro ook mogelijk is. Bij minder dan 40.000,- euro kan je niet meer garant staan voor de kwaliteit van je voorstelling

Oefenen met verbindend onderhandelen

Onderhandelen leer je vooral door bewust te oefenen – niet alleen in grote vergaderingen of formele gesprekken, maar juist in alledaagse situaties. Ook als individu kun je vaardigheden ontwikkelen die je helpen om met meer rust, helderheid en verbinding te onderhandelen.

Drie manieren om dat te doen zijn: