Werkwijze bij het meten van impact

In dit artikel gaan we in op de werkwijze bij het meten van de impact van projecten, initiatieven en organisaties binnen de cultuursector. Dat gaat over het aantonen van de invloed en de resultaten die je bereikt met wat je doet. In eerste instantie meet je de impact van wat je doet voor jezelf en je interne omgeving. Het meten van de impact kan ook invloed hebben op het draagvlak vanuit de buitenwereld. Door aan te tonen wat het effect is van wat je doet kan je kritische mensen overtuigen en ze enthousiasmeren. Je kunt het ook gebruiken om partners te informeren en te activeren. Tenslotte is het heel waardevol in het kader van de financiering van je project of initiatief, bijvoorbeeld ter onderbouwing van de aanvraag van subsidies of fondsen.

Hoe kan je de impact meten?

Het meten van de impact bestaat eigenlijk uit twee stappen. In eerste instantie vertel je jouw verhaal en in de tweede stap meet je dit resultaat. Deze stappen hebben het doel om onder andere inzicht te genereren in de volgende onderdelen:

• Alternatieven en concurrentie voor wat je doet.
• Wat er gebeurt wanneer jouw project, initiatief of organisatie niet bestaat of stopt.
• De unieke aspecten die jouw project, initiatief of organisatie heeft.
• Op welke manier de impact in de toekomst vergroot kan worden.

Stap 1 - Vertel het verhaal waaruit de impact blijkt

De meeste mensen in de culturele sector kunnen voor zichzelf prima vertellen wat ze van plan zijn of doen. Het is goed om jouw verhaal eens op papier te zetten. De kunst is om dat verhaal niet alleen vanuit jezelf te benaderen, maar om juist te kijken vanuit het perspectief van de buitenwereld. Daarbij is het goed om de volgende vragen te stellen en te beantwoorden:

• Wat is het ‘probleem’ in de stad, de regio of de wereld? Dat kan betrekking hebben op lokale onderwerpen of op iets dat speelt in de hele maatschappij.
• Op welke manier draagt jouw project, initiatief of organisatie bij aan de oplossing van dit probleem?
• Welke personen of groepen mensen profiteren ervan?
• Waarom komen zij daarvoor bij jou? Wat maakt jou nou uniek?
• Wat is het resultaat dat daaruit voortkomt?

Stap 2 - Meet het resultaat

Om de laatste vraag uit stap 1 te kunnen beantwoorden zul je zeer waarschijnlijk onderzoek gaan doen. Dat kan op verschillende manieren die we iets verderop bespreken. Daarvoor is het handig om te beseffen dat impactmeting bestaat uit grofweg drie lagen:

1 - Interne validatie oftewel de controle of jouw methode juist is

Je bekijkt in eerste instantie of je de door jouw beoogde doelen behaalt op de manier waarop je het doet. Dat kan je doen door achtereenvolgens te bepalen:

• Welke ambities je hebt;
• Wat de activiteiten zijn die je daarvoor optuigt;
• Wat de resultaten zijn van wat je doet;
• Hoe je kunt vertalen van wat je behaalt hebt naar wat het teweeg gebracht heeft (dus wat de impact is);
• Hoe je jouw ambities kunt bijstellen. De kans is namelijk groot dat je meer teweeg brengt dan wat jouw oorspronkelijke ambitie was. Vraag jezelf daarbij af wat de ambitie is in de huidige situatie, wat de gewenste situatie is en met wie verantwoordelijk is of met wie je dat doet.

2 - Externe verantwoording

Bij het in kaart brengen van de externe verantwoording probeer je antwoord te geven op bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Wat is de maatschappelijke impact van jouw project, initiatief of organisatie in de breedste zin van het woord?
• Hoe kan je jouw bestaansrecht onderbouwen richting (potentiële) doelgroepen, financiers en andere belanghebbenden of stakeholders?

3 - Doorontwikkeling

De derde laag binnen de impactmeting is het bepalen van de manieren waarop je kunt door ontwikkelen. Geef hierbij antwoord op vragen zoals:

• Wat zijn kansen en bedreigingen in de toekomst?
• Hoe kan je jouw plannen bijstellen?
• Wat kan je (nog meer) betekenen voor bestaande doelgroepen?
• Welke potentiële nieuwe doelgroepen zijn er, wat kan je hen bieden en op welke manier doe je dit?
• Wat kan je (nog meer) betekenen voor bestaande financiers en andere belanghebbenden of stakeholders?
• Welke potentiële nieuwe financiers en andere belanghebbenden en stakeholders zijn er, wat kan je hen bieden en op welke manier doe je dit?

Methodes om te onderzoeken en impact te meten

Over het doen van onderzoek zijn enorm veel boeken en webpagina’s volgeschreven. Een belangrijke onderverdeling in het doen van onderzoek heeft betrekking op de vorm. Het onderscheid wordt daarbij gemaakt in kwantitatief onderzoek en kwalitatief onderzoek. Bij impactmeting maak je gebruik van beide vormen.

Kwantitatief onderzoek

Bij dit gedeelte van het onderzoek ga je vooral op zoek naar feiten zoals cijfers, geld en percentages. Dat betekent dat je data gaat verzamelen. Dat wordt ook wel verwoord als deskresearch. Daarbij zoek je naar bestaande bronnen. Kijk eerst naar wat je zelf al weet of zoek naar onderzoeken die eerder binnen jouw organisatie zijn uitgevoerd. Vervolgens kan je andere, externe bronnen gaan raadplegen. Misschien zijn er al studies gedaan waarvan de uitkomsten op internet te vinden zijn. Anders kan je terecht bij organisaties zoals de gemeente, het Centraal Bureau voor Statistiek en de Kamer van Koophandel. Je kunt ook commerciële onderzoeksbureaus kunnen benaderen. Voordat je naar cijfers op zoek gaat, helpt het om exact te weten welke waarden je wilt doorrekenen.

Een voorbeeld ter illustratie

Jouw organisatie zet zich in voor minder eenzaamheid in een wijk in jouw stad. Om dat te realiseren organiseren jullie vier keer per jaar speciale bijeenkomsten waaraan alle inwoners uit de wijk mee kunnen doen. Tijdens de bijeenkomsten kunnen ze elkaar ontmoeten en gaan ze samen een voorstelling maken. Elk jaar komen er zo'n veertig wijkbewoners op jullie projecten af. In het kwantitatief onderzoek ga je op zoek naar cijfers die onderbouwen wat het betekent voor mensen (uitgedrukt in cijfers en geld) om minder eenzaam te zijn. Dit klinkt abstract, maar als je gaat zoeken op internet kom je erachter dat hier al veel onderzoek naar is gedaan (bijvoorbeeld door een commercieel onderzoeksbureau). Je kan die cijfers uit dat onderzoek gebruiken om te onderbouwen wat het jouw gemeente oplevert wanneer veertig wijkbewoners geholpen zijn op het gebied van eenzaamheid door jouw projecten.

Kwalitatief onderzoek

Bij impactmeting doe je jezelf echter te kort als je alleen inzicht probeert te krijgen in cijfers en percentages. Daarom doe je ook kwalitatief onderzoek, wat het kwantitatieve onderzoek versterkt (wat omgekeerd ook zo kan zijn). Op die manier krijg je inzicht in het verhaal eromheen, goede voorbeelden uit de praktijk, de mensen die erbij betrokken zijn of om wie het gaat en de verhalen daar achter. Kwalitatief onderzoek kan je uitvoeren door veldonderzoek waarbij je zelf achter resultaten probeert te komen. Dat kan je doen door middel van bijvoorbeeld enquêtes, het observeren van situaties en mensen en het houden van interviews. In dat laatste geval begin je bij de mensen die je goed kent, die al in je bestaande netwerk zitten. Dat kunnen personen uit de doelgroep zijn maar ook je huidige stakeholders. Het is ook goed om eens in gesprek te gaan met mensen die wat verder afstaan van jouw project, initiatief of organisatie omdat je zo waarschijnlijk meer verrassende inzichten krijgt.

Communiceren van de resultaten van het meten van je impact

Als je onderzoek doet dan kan dat vaak wat zwaar of stoffig overkomen bij de buitenwereld. Daar zit juist de uitdaging in: hoe communiceer je het op zo’n manier dat het interessant wordt en zodat zoveel mogelijk mensen de uitkomsten ook daadwerkelijk lezen? Je kunt dat bereiken door de resultaten op een zo creatief mogelijke manier te presenteren. Doe dat op een korte en bondige manier zoals middels een filmpje, een infographic of een afbeelding. Op die manier kunnen mensen het snel en overzichtelijk zien. Daarnaast maak je bij voorkeur ook een wat uitgebreider rapport waarin je alle resultaten uitgebreider en meer onderbouwd terug kunt laten komen, voor de mensen die daarin geïnteresseerd zijn. Ook dat kan je op een creatieve manier doen, bijvoorbeeld door het weer te geven in een speciaal magazine, een mooi opgemaakt rapport, een blog, een presentatie voor een opdrachtgever of financiers of in een uitgebreidere filmische weergave. Houd het hoe dan ook inspirerend maar maak het ook concreet. Cijfers, percentages en aantallen zijn heel belangrijk.

Disclaimer

Voor dit artikel hebben we gebruik gemaakt van de kennis en kunde van Lisan Beune van het cultureel adviesbureau Culture2Business. Zij is ook betrokken bij Lysias Advies.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.