Declareren

Declareren kan je leren, zeker met behulp van dit artikel! Soms komt het voor dat je onkosten maakt voor werkzaamheden die je verricht. Dat geldt zowel voor mensen die in loondienst werken als voor zzp-ers. Het begint altijd met het maken van goede afspraken met je werkgever of opdrachtgever. Daarin bespreek je welke kosten je mag declareren en tegen welk bedrag. Zorg dat je dit altijd vooraf bespreekt, want het kan een lastiger gesprek worden wanneer je achteraf met verrassingen aankomt.

Het maken van goede afspraken

Bij het declareren heb jij een belang en de opdrachtgever of werkgever ook. Het is belangrijk dat je niet tegenover elkaar komt te staan wanneer je een verschil van mening hebt over bijvoorbeeld de hoogte van het te declareren bedrag. Zorg daarom altijd dat je voorafgaand aan het dienstverband of het starten van de opdracht afspraken op papier hebt staan. Anders kan het voorkomen dat je zelf uitgaven hebt voorgeschoten terwijl je ze later niet terug kunt krijgen. Daarnaast moet een declaratie altijd goed onderbouwd kunnen worden voor de Belastingdienst. Als zij geen zakelijke noodzaak zien voor de declaratie, dan kan het zijn dat ze het als loon in natura beschouwen. Dat is vervelend want reken maar dat ze er dan ook belasting over betaald willen hebben. Kijk voordat je de afspraken gaat maken ook altijd of er iets over beschreven staat in een cao, als die er is voor jouw beroepsgroep of werkveld.

Declareren als werknemer

Wanneer je in loondienst werkzaam bent, heb je te maken met een werkgever en daar maak je aparte afspraken mee over het declareren van bepaalde kosten. Veelal worden de bepalingen hieromtrent opgenomen in de arbeidsovereenkomst. In sommige gevallen wordt daarbij uitgegaan van de geldende afspraken binnen de cao in jouw beroepsgroep of werkveld. Bespreek dat goed met jouw werkgever zodat er geen misverstanden over ontstaan. Mogelijke kosten die gedeclareerd kunnen worden.

• Reiskosten;
• Woon-werkverkeer;
• Verblijfkosten;
• Parkeerkosten;
• Telefoonkosten;
• Overige kosten.

Eigen beleid per bedrijf

Ieder bedrijf heeft zijn eigen beleid aangaande declareren. In totaal mag je over twee jaar gezien maximaal 1,4% van je brutoloon declareren. De werkgever kan er ook voor kiezen om deze 1,4% bij je loon op te tellen en dit ongezien uit te keren. Dat scheelt een hoop werk met bonnetjes. Daar staat tegenover dat er niet meer per uitgave gekeken wordt naar wat terecht gedeclareerd wordt.

Manier van declareren door werknemers

Het verschilt ook per bedrijf hoe declaraties ingediend kunnen worden. Zo kan een werkgever vragen om zelf een kostenoverzicht bij te houden of ze vragen om jouw precieze reiskosten bij te houden. Soms wordt er een gemiddelde genomen op basis van een langere periode. De meeste werkgevers hebben ook een eigen vorm van een declaratieformulier.

Declareren als zelfstandige

Ook wanneer je als zelfstandige werkzaam bent en je gaat aan de slag met een opdracht voor een ander bedrijf of organisatie, kan het zijn dat je kosten gaat declareren. Per opdracht maak je daar aparte afspraken over. Die kan je in de offerte meenemen en in de samenwerkingsovereenkomst, of modelovereenkomst, opnemen. Kijk ook altijd even of er iets beschreven staat in een cao als die beschikbaar is. Als zelfstandige declareer je vaak geen woon-werkverkeer. De opdrachtgever verwacht over het algemeen dat je die voor jouw eigen rekening neemt. Hetzelfde geldt in de regel voor telefoonkosten en het gebruik van internet en dergelijke. Uiteraard kan je daar in onderling overleg wel van afwijken. De dingen die je declareert hebben over het algemeen direct betrekking op de kosten die voor dat specifieke project maakt. Je kunt aan de volgende soorten kosten denken.

• Reiskosten;
• Verblijfkosten;
• Parkeerkosten;
• Projectkosten;
• Materiaalkosten;
• Inhuur apparatuur;
• Inhuur van derden (andere mensen die nodig zijn om de opdracht te realiseren).

Manier van declareren door zzp-ers

De manier van declareren is afhankelijk van wat je afspreekt met jouw opdrachtgever. In overleg kan je daarvoor een declaratieformulier gebruiken. Meestal heeft de opdrachtgever daar een eigen formulier voor. Wij hebben op deze website ook een voorbeeld klaar staan voor je. Die kan je gebruiken wanneer je zelf opdrachtgever bent of wanneer degene die jou inhuurt er nog geen heeft. Echter, je hoeft geen gebruik van een declaratieformulier te maken. Je kunt gemaakte kosten ook opnemen op de factuur. Soms is dat per saldo zelfs voordeliger, na de btw-verrekening. Bespreek dit wel altijd van te voren, ook al weet je nog niet wat de precieze uitgaven gaat zijn. Op basis van ervaringen van jezelf of anderen kan je wel een schatting opnemen in jouw offerte. Dat wordt ook wel een stelpost genoemd. Zo weet je opdrachtgever dat er kosten aan zitten te komen en met welke bedragen hij of zij rekening kan houden.

Declareren en de administratie

Zorg wel dat je voor de uitgaven die je doet de bonnetjes en facturen goed in je administratie opneemt. Anders ziet de belastingdienst de kosten die je aan de opdrachtgever factureert winst. Daar betaal je dan (extra) belasting over en dat is natuurlijk zonde.

Mocht je vanuit jouw expertise zelf over kennis beschikken die bij dit onderwerp zou passen, of zie je mogelijkheden tot de verbetering van deze tekst, dan zien we jouw bericht graag tegemoet via info@cultuuracademy.nl.