Onderdelen van een begroting

In je begroting maak je alle te verwachten kosten inzichtelijk – ook kosten die je gesponsord krijgt of in natura ontvangt. Een begroting is altijd een inschatting van het totaal te maken kosten, en het is belangrijk om daarin zo volledig mogelijk te zijn. Hieronder vind je een overzicht van veel voorkomende posten, inclusief tips en aandachtspunten:

• Personeel/honoraria
• Programmakosten
• Marketing en communicatie
• Materialen en benodigdheden
• Locatiehuur
• Reiskosten
• Verzekeringen en vergunningen
• Onvoorzien

Personeel en honoraria

Wie heb je nodig om je project te realiseren? Denk aan artistiek en zakelijk leiders, producenten, technici, programmeurs, marketeers of educatiemedewerkers. Maak onderscheid tussen mensen in loondienst en zelfstandige professionals (zzp’ers). Belangrijk: houd bij het begroten van honoraria rekening met Fair Pay. Dat betekent dat je mensen eerlijk beloont voor hun werk, volgens richtlijnen in de culturele sector.

Weten wat je waard bent

Als je dit artikel gelezen hebt, kan je gemakkelijker voor jezelf bepalen wat je waard bent in relatie tot een opdrachtgever.

Programmakosten

Onder programmakosten vallen uitgaven die direct te maken hebben met de inhoud van je project. Moet je kunstwerken inkopen of huren? Nodig je sprekers, kunstenaars of performers uit? Of huur je materiaal of techniek in voor een performance of tentoonstelling? Vergeet ook niet eventuele kosten voor rechten, licenties of dramaturgische begeleiding.

Marketing en communicatie

Deze post wordt in veel begrotingen onderschat, terwijl een sterk publiek vaak begint bij zichtbaarheid. Denk aan kosten voor online en offline promotie, zoals advertenties, flyers, posters, social media-campagnes, of een teaser/aftermovie. Heb je een communicatiestrateeg nodig, of iemand die je website of persberichten verzorgt? Neem die kosten op in je begroting. Zonder publiek, geen impact.

Marketingplan

Een goed marketingplan helpt je als culturele organisatie om je publiek te bereiken en te betrekken. Of je nu een festival, theaterproductie of concert organiseert, het is belangrijk om helder te krijgen wie je wilt aanspreken, hoe je dat doet en met welke middelen. Dit artikel biedt een overzicht van de belangrijkste onderdelen van een marketingplan, met praktische tips en voorbeelden.

Materialen en benodigdheden

Welke materialen heb je nodig om je project tot uitvoering te brengen? Dit kan variëren van decorstukken, techniek en kostuums tot gereedschap of specifieke grondstoffen. Ook uitgaven voor het inrichten van een expositieruimte of podium kunnen hieronder vallen.

Huur van kantoor, studio of locatie

Reserveer budget voor het huren van ruimtes die je nodig hebt om te repeteren, te creëren of je project uit te voeren. Denk aan een studio, atelier, kantoorruimte of de uiteindelijke projectlocatie. Houd er rekening mee dat ook kosten voor schoonmaak, techniek of beveiliging bij de huur kunnen horen.

Reiskosten

Welke reisbewegingen moeten worden gemaakt door jou, je team of uitgenodigde makers? Denk aan vervoer van materialen, reiskosten van artiesten of projectmedewerkers, maar ook aan eventuele overnachtingen. Zeker als je werkt met mensen van buiten de regio, kunnen deze kosten snel oplopen.

De impact van mobiliteit

Volgens diverse onderzoeken vormt transport een van de grootste milieubelastingen binnen de evenementensector. Organisatoren kunnen deze impact verkleinen door duurzame mobiliteitskeuzes te stimuleren. Dit artikel geeft inzicht in duurzame mobiliteitsstrategieën en tools om duurzame keuzes te stimuleren.

Verzekeringen en vergunningen

Sommige projecten vragen om aanvullende verzekeringen, zoals een bestuursaansprakelijkheidsverzekering of een evenementenverzekering. Organiseer je iets in de openbare ruimte? Dan heb je mogelijk een vergunning nodig. Check op tijd wat er nodig is en neem deze kosten op in je begroting.

Verzekeringen in de cultuursector

In Nederland is het gebruikelijk dat je jezelf verzekert tegen onverwachte gebeurtenissen. Veelal hebben verzekeringen te maken met het verzekeren van inkomen op moment dat je niet meer kunt werken of tegen kosten door mogelijke ongevallen of schades. Door een premie te betalen kan je aanspraak maken op een financiële vergoeding wanneer zo’n situatie zich daadwerkelijk voordoet.

Onvoorzien

Neem altijd een post ‘onvoorzien’ op in je begroting, meestal rond de 5-10% van je totale kosten. Er kan altijd iets gebeuren wat je niet had ingecalculeerd: iemand wordt ziek, een samenwerking valt duurder uit, of er moet last-minute iets extra’s gehuurd worden. Een post onvoorzien geeft je de ruimte om flexibel te reageren op dit soort situaties, zonder dat je project in gevaar komt. Hoe je begroting eruit komt te zien hangt onder andere af van de complexiteit van je project. Onze voorbeeldbegrotingen zijn een goed vertrekpunt:

• Eenvoudige begroting
• Uitgebreide begroting
• Erg uitgebreide begroting