Soorten begrotingen

Gedurende de levenscyclus van je project werk je met verschillende soorten begrotingen. Elke fase vraagt om een iets andere benadering, afgestemd op de doelen en inzichten van dat moment. Hier leggen we uit hoe je van een eerste inschatting naar een sluitende verantwoording komt en hoe je je uiteindelijk ontwikkelt richting een meerjarenbegroting.

Van concept naar werkbegroting

Je begint met een conceptbegroting: een eerste inschatting van de totale kosten van je project. Deze gebruik je om inzicht te krijgen in wat er financieel nodig is om je plan te realiseren. Ook gebruik je deze versie om in gesprek te gaan met subsidieverstrekkers, fondsen, sponsors of andere geldschieters.

Zodra je weet hoeveel financiering je daadwerkelijk hebt binnengehaald, pas je de begroting aan tot een werkbegroting: dit is de versie waar je project daadwerkelijk op wordt uitgevoerd. Soms betekent dit dat je je plannen iets moet bijstellen. Heb je bijvoorbeeld minder subsidie gekregen dan gehoopt? Dan is het misschien nodig om het aantal uitvoeringen terug te brengen of de schaal van je productie aan te passen. Dat is geen probleem, zolang jouw missie, je drijfveer, je ‘why’, maar overeind blijft. Een festival van tien naar vijf dagen terugbrengen is prima — zolang je nog steeds hetzelfde artistieke of maatschappelijke doel nastreeft.

💡 Tip: Vergeet niet om eventuele wijzigingen aan je plan door te geven aan degenen van wie je al geld hebt ontvangen – zo voorkom je vervelende discussies na afloop van je project.

Wat zit er achter je idee?

Je hebt een mooi plan of idee dat je wilt uitvoeren en je gelooft dat het echt belangrijk is dat het gerealiseerd wordt, maar kun je dit ook overtuigend uitleggen aan anderen? Wat zit er achter je idee, wat is de kern ervan? Zeker als je op zoek gaat naar geldschieters is het belangrijk dat je hen kunt meenemen in jouw motivatie. Hieronder vind je enkele manieren om deze motivatie helder toe te lichten.

Van werkbegroting naar verantwoording

Na afloop van je project weet je pas echt wat alles gekost heeft. Je stelt dan een eindafrekening op: een overzicht van de daadwerkelijk gemaakte kosten, gebaseerd op de werkelijke cijfers uit je administratie. Deze afrekening is nodig voor de verantwoording richting je financiers. Bij deze afrekening stuur je ook een toelichting mee; zitten er grote veranderingen in dat wat je oorspronkelijk aanvroeg en wat je daadwerkelijk uit hebt gegeven? Leg deze verschillen dan uit.

Onderdelen van een begroting

In je begroting maak je alle te verwachten kosten inzichtelijk – ook kosten die je gesponsord krijgt of in natura ontvangt. Een begroting is altijd een inschatting van het totaal te maken kosten, en het is belangrijk om daarin zo volledig mogelijk te zijn. Hieronder vind je een overzicht van veel voorkomende posten, inclusief tips en aandachtspunten.

Van project naar meerjarenbegroting

In het begin werk je vooral met projectbegrotingen: afzonderlijke begrotingen per project of initiatief. Maar zodra je meerdere projecten per jaar gaat uitvoeren, of wanneer je organisatie groeit, wordt het handig om met een meerjarenbegroting te werken. Dit vraagt iets meer kennis en know-how van boekhoudsystemen en administratie. Je kijkt verder vooruit en houdt rekening met structurele kosten en terugkerende inkomsten. Dit is essentieel als je wilt bouwen aan een duurzame praktijk binnen de cultuursector.

Duurzame financiering

Veel makers en culturele organisaties starten hun praktijk met incidentele financiering: van project naar project. Dat is een logische en vaak noodzakelijke eerste stap, maar het maakt je kwetsbaar. Duurzame financiering betekent dat je op langere termijn inkomsten zeker stelt, bijvoorbeeld via meerjarige subsidies, structurele partners of een vaste plek in beleidsprogramma’s zoals de Basisinfrastructuur (BIS). In dit artikel verkennen we hoe je die weg kunt bewandelen, stap voor stap.

Administratie

Welke begrotingsvorm je ook gebruikt: een goede financiële administratie is onmisbaar. Zorg dat je verschillende versies van je begroting goed bewaart, en houd bij wanneer je welke wijzigingen hebt aangebracht. Maak regelmatig back-ups en sla alles overzichtelijk op. Een heldere administratie stelt je in staat om altijd verantwoording af te leggen over je inkomsten en uitgaven. Hoe groter of complexer je project wordt, hoe belangrijker dit wordt. Goede administratie is niet alleen een verplichting, maar ook een krachtige tool om grip te houden op je project én vertrouwen te wekken bij partners en financiers – en je boekhouder zal je er dankbaar voor zijn.

De financiële administratie

Werk je aan een cultureel project of initiatief? Dan is de kans groot dat je met financiering te maken krijgt. En dus ook met het bijhouden van een goede administratie. Of het nu gaat om subsidies, inkomsten uit kaartverkoop of sponsorgeld - een overzichtelijke financiële administratie is onmisbaar.