Vertalen van je projectplan in cijfers
Maak je plannen inzichtelijk door ze te vertalen naar cijfers – een goede begroting brengt je project tot leven.
In je plan heb je al belangrijke keuzes gemaakt: wie er mee werkt, waar en wanneer het project plaatsvindt, en wat er nodig is om het uit te voeren. De volgende stap is het koppelen van cijfers aan deze keuzes door een begroting op te stellen. Een begroting is in feite een onderbouwde inschatting van de kosten die je verwacht te maken en vormt een essentieel onderdeel van je projectvoorbereiding. Zeker bij subsidieaanvragen is een duidelijke begroting vaak verplicht.
De meeste mensen gebruiken hiervoor Excel of Google Sheets, waarin je de kosten overzichtelijk opdeelt in posten. Bij grotere projecten is het slim om te werken met categorieën zoals productie, programma, personeel en communicatie. Dat zorgt niet alleen voor overzicht voor jezelf, maar ook voor financiers of beoordelaars van je plan. Hieronder vind je tips om jouw begroting inhoudelijk goed vorm te geven.
Vraag offertes op
Weet je niet zeker wat iets gaat kosten? Vraag dan offertes aan bij leveranciers of vakmensen. Of het nu gaat om licht- en geluidsapparatuur, een grafisch ontwerper, of de huur van een locatie: door gericht te informeren krijg je een realistischer beeld van de kosten.
Houd rekening met Fair Pay
Zorg ervoor dat je bij het opnemen van personeelskosten rekening houdt met de Fair Practice Code, en in het bijzonder Fair Pay. Mensen moeten eerlijk beloond worden voor hun werk. Gebruik richtlijnen van bijvoorbeeld de Kunstenbond, NAPK of de Code Goed Bestuur Cultuur om uurtarieven te bepalen. In veel gevallen zullen subsidieverstrekkers hier ook expliciet naar vragen.
💡 Tip: Als je werkt met zzp’ers, is het belangrijk om een tarief te hanteren dat past bij hun ervaring én bij de sector. Op de website DigiPACCT vind je een handige rekentool waarmee je dit kunt doen.
Weten wat je waard bent
Als je dit artikel gelezen hebt, kan je gemakkelijker voor jezelf bepalen wat je waard bent in relatie tot een opdrachtgever.
Begroot ruim en realistisch
Bij het maken van een begroting is het verstandig om een ruime inschatting te maken. Onvoorziene kosten komen altijd voor: een drukfout op je posters, extra reiskosten of een veranderend plan. Bij de eindafrekening kun je altijd verantwoorden waarom je bepaalde posten niet volledig hebt benut. Opvoeren van extra kosten achteraf is lastiger.
Licht je posten altijd toe
Een goede begroting moet niet alleen financieel kloppen, maar ook begrijpelijk en transparant zijn voor anderen. Geef daarom bij onduidelijke of grotere posten altijd een toelichting. Leg uit hoe je tot bepaalde bedragen gekomen bent, of waar je je op baseert. Denk aan offertes, vergelijkbare projecten of richtlijnen uit de sector. Bij subsidieaanvragen is deze toelichting vaak zelfs verplicht. Een duidelijke onderbouwing verhoogt bovendien je kans op toekenning aanzienlijk: het laat zien dat je grip hebt op je financiële planning en dat je professioneel te werk gaat.
Let op btw: inclusief of exclusief begroten
Bij het opstellen van je begroting is het belangrijk om goed te weten of je organisatie btw-plichtig is. Dit bepaalt namelijk of je bedragen inclusief of exclusief btw moet opnemen in je begroting:
- Ben je btw-plichtig als maker of stichting? Dan kun je btw terugvorderen van de Belastingdienst, en mag je dus exclusief btw begroten. Dit betekent dat je de 'kale' bedragen in je begroting opneemt.
- Ben je níét btw-plichtig (bijvoorbeeld omdat je culturele activiteiten zijn vrijgesteld van btw)? Dan kun je de btw die je betaalt niet terugvragen. In dat geval moet je dus inclusief btw begroten, omdat het een echte kostenpost voor jou is.
Twijfel je over jouw status? Overleg dan met je boekhouder of een specialist, want je keuze kan een flink verschil maken in je financiële ruimte.
Voorbeelden van begrotingen
Onze voorbeeldbegrotingen zijn een goed vertrekpunt. Hoe je begroting eruit komt te zien hangt onder andere af van de complexiteit van je project. Bekijk de voorbeeldbegrotingen via de links hieronder en pas ze aan voor je eigen project.