Juridisch conflict? Zo voorkom je gedoe in geval van zakelijke geschillen
Een misverstand over auteursrechten, een onduidelijke afspraak over betaling, of een meningsverschil over onderlinge verantwoordelijkheden – het zijn situaties die sneller ontstaan dan je denkt. En als er geen goede afspraken zijn gemaakt, kan een klein probleem uitgroeien tot een groot conflict. Dat kost niet alleen tijd en energie, maar kan ook de relatie tussen makers of partners beschadigen. In dit artikel kom je erachter hoe je juridische conflicten kunt voorkomen en wat je kunt doen als het toch misgaat. Want een goed begin is niet alleen het halve werk, het voorkomt ook een hoop gedoe achteraf.
Door Chiara de Jong, jurist en oprichter van Simply Legal - juristen voor de creatieve sector.
Wat is een juridisch conflict?
Er is geen glasheldere definitie van de term “juridisch conflict”. Maar juridische conflicten hebben allemaal wel iets met elkaar gemeen: ze zorgen voor hoofdpijn en slapeloze nachten, als je er niets aan doet. Juridische conflicten kunnen overal en nergens over gaan. In de creatieve sector kun je denken aan de volgende situaties.
Geen goede verdeling van rechten tussen makers onderling
Wanneer je samen met een andere maker iets creëert, dan kunnen jullie allebei de auteursrechten hebben met betrekking tot het resultaat. Dat betekent ook dat jullie in principe alleen samen de rechten kunnen uitoefenen, tenzij je iets anders afspreekt.
Wanneer je dit echter niet op een heldere en begrijpelijke manier vastlegt, kan er later discussie ontstaan over wie van jullie nou eigenlijk wat mag doen met het werk. Dit kan zelfs ertoe leiden dat één van jullie de ander actief belemmert door te weigeren om mee te werken aan of toestemming te verlenen voor de exploitatie van het werk.
Niet-nakoming van een contract
Er zijn altijd mensen die de kantjes ervan aflopen, ook al heb je alles zwart op wit vastgelegd. Als iemand anders de afspraken uit het contract niet nakomt, kan dat leiden tot vervelende situaties. Denk bijvoorbeeld aan het schenden van de geheimhoudingsplicht, het niet komen opdagen bij afspraken of te laat leveren van materialen die je nodig hebt voor je werk.
Gebruik van een beschermd werk zonder toestemming
Wanneer iemand gebruik maakt van jouw creatieve werk, heeft diegene in principe altijd jouw toestemming nodig. Als die persoon desondanks jouw werk openbaar maakt of kopieert, heet dat “inbreuk”. Diegene doet dan namelijk iets wat in strijd is met jouw rechten. Andersom mag je overigens ook niet het werk van iemand anders zonder diens toestemming gebruiken, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering.
Belemmering van publicatie door geportretteerden
Als fotograaf, producent of kunstenaar is het vaak nodig dat je mensen herkenbaar in beeld brengt. De afgebeelde persoon (geportretteerde) kan echter onder bepaalde voorwaarden een beroep doen op het portretrecht. Dat betekent dat de geportretteerde zich kan verzetten tegen de openbaarmaking van zijn/haar portret en dus de publicatie kan belemmeren of helemaal kan tegengaan.
Niet-betalen van facturen door je klant
Zoals bij iedere organisatie in elke willekeurige sector, zijn er ook in de creatieve en culturele sector klanten die de gestuurde facturen niet betalen. Dat betekent dat de klant de overeenkomst niet nakomt. Er is dus ook in dit geval sprake van wanprestatie.
Hoe kun je conflicten voorkomen?
Er is geen one size fits all-oplossing voor juridische conflicten. Wel kun je de volgende maatregelen treffen om juridische conflicten zoveel mogelijk te voorkomen.
1. Leg afspraken duidelijk vast
Je kunt een hoop gedoe al voorkomen door alle afspraken van tevoren duidelijk vast te leggen. Het zwart op wit vastleggen van de afspraken dwingt je ook om alle rechten en verantwoordelijkheden kritisch te bekijken. Dit geeft je niet alleen en een sterkere onderhandelingspositie achteraf, maar zorgt er ook voor dat de wederzijdse verwachtingen aan de voorkant helder zijn.
In een contract kun je onder andere de betalingsverplichting, aansprakelijkheid, rechtenverdeling en toestemmingen van geportretteerden vastleggen. Afhankelijk van jouw situatie kun je deze afspraken vastleggen in algemene voorwaarden, een samenwerkingsovereenkomst of een ander contract. Door er consequenties aan te verbinden, wanneer de afspraken niet worden nagekomen, zullen anderen de gemaakte afspraken ook beter naleven.
2. Kijk kritisch naar de contracten van anderen
Soms ben je in de praktijk niet degene die het contract zelf laat opstellen, maar ontvang je een contract van de andere partij. Dat is meestal het geval bij opdrachten of samenwerkingen met grote organisaties. In dat geval is het aan te raden om kritisch naar de contracten van de andere partij te kijken, ook naar de kleine lettertjes in de algemene voorwaarden. Deze contracten zullen namelijk alleen vanuit één kant dichtgetimmerd zijn: de kant van de andere partij. Om jouw rechten te beschermen en risico’s te voorkomen is het goed om aanpassingen of toevoegingen te vragen, waar nodig.
Soms hebben de afspraken die je maakt met één partij ook gevolgen voor je contracten met een andere partij. Denk aan aansprakelijkheidsbeperkingen, de overdracht van intellectuele eigendomsrechten of bepaalde vrijwaringen of garanties. Ook hiervoor is het dus belangrijk om te weten wat jouw verplichtingen zijn en hoe dit doorwerkt naar andere samenwerkingen. Schakel bij twijfel een jurist in om je contract te checken.
3. Communiceer duidelijk en geef je grenzen aan
Los van de afspraken die zwart op wit staan, is het belangrijk om je grenzen goed aan te geven en helder te communiceren. Zeg er dus iets van als iemand continu te laat of niet komt opdagen bij afspraken. Of als je klant weer de factuur veel te laat heeft betaald. Of als je klant opnieuw te veel aanpassingen van je werk vraagt, terwijl dit niet is inbegrepen.
Je kunt hierbij ook gebruikmaken van termijnen. Door een deadline te stellen hou je iemand aan de gemaakte afspraken. Dat is vooral voor de nakoming van verplichtingen uit het contract belangrijk, omdat je dan (in het ergste geval) later kunt aantonen dat diegene ook de termijn niet is nagekomen.
Wat als het toch misgaat?
Sommige conflicten zijn onvermijdelijk. Het is dus goed om ook een plan B te hebben, als het voorkomen van het conflict toch niet is gelukt. In dat geval kun je de volgende stappen nemen.
1. Blijf (schriftelijk) communiceren
Verbreek niet gelijk het contact met de ander. Het is alsnog goed om eerst zelf contact te houden en te proberen om het conflict met elkaar op te lossen. Zorg er wel voor dat de communicatie zo veel mogelijk schriftelijk verloopt, bijvoorbeeld per mail. Indien nodig, kan een jurist je helpen bij het opstellen van een juridisch correcte mail die je zelf aan de andere partij kunt sturen.
2. Ga met elkaar aan tafel zitten
Soms helpt het om toch weer tegenover elkaar te zitten en open met elkaar te communiceren. Niemand heeft uiteindelijk baat bij een conflict. Let er wel op dat je niet alleen mondelinge toezeggingen hebt van de ander. Mocht diegene uiteindelijk weer van mening veranderen, dan heb je weinig houvast om de gemaakte afspraken geldend te maken.
Tip: Door het gesprek te notuleren en na afloop een samenvatting van het gesprek en de gemaakte afspraken te sturen kun je toch iets zwart op wit leggen. Vooral als de ander per mail akkoord gaat met de samenvatting van de afspraken, heb je in het vervolg meer houvast.
3. Schakel een jurist in
Wanneer het conflict onvermijdelijk blijkt te zijn, is het verstandig om een jurist in te schakelen om het conflict op te lossen. De jurist kan dan bijvoorbeeld een sommatiebrief opstellen om op te komen voor jouw rechten. De jurist neemt dus alle verdere communicatie met de andere partij uit handen. Omdat de meeste organisaties niet in een juridische procedure willen belanden, wordt hierdoor de druk opgevoerd. Meestal vinden er dan per brief onderhandelingen plaats. Wanneer de onderhandelingen nergens toe leiden is het mogelijk om een gerechtelijke procedure te starten. Dit moet echter altijd het laatste redmiddel zijn.